一般情况下，我们外贸人接待买家的流程安排是这样的。
PART 1：确认行程
在买家确定来华之后，我们就可以安排他来公司的具体行程了。
1.确认具体日期
然后我们需要确认那一时间段没有其他客户来访，没有已经订好机票的出差活动，老板和相关同事届时也会在场。
2.询问客户是否需要协助
比如是否需要协助办理邀请函。
诸如尼日利亚、加纳、多哥、贝宁等国家，拿到中国签证并不容易，此时就需要我们为客人出具邀请函。（具体办理流程：大批买家询问来华邀请函！能不能给？该怎么办理？）
这里提醒大家注意，警惕那些从未合作过的、上来就要邀请函的客户，很有可能是来骗邀请函的。他如果在境内有些违法行为，可能会影响到你公司。
此外，还可以询问客户是否需要接机、帮忙订酒店等等。
如果我们公司是客户来访的第一站，则要告诉对方离自己最近的国际机场在哪，如果国际航班所能飞到的机场离本市较远，则可推荐对方先飞去与本市有对接航班的城市，再通过转机来到本市，这样客户可以不必中途提取行李，也不必下飞机后再坐上几个小时的轿车，长途劳顿。
如对方到达地点距离公司的车程不超过3个小时，且在感觉该客户比较重要的情况下，可以安排车辆接送客户。推算客户来访和离开的时间，可以主动询问客户是否需要帮他预订酒店（第一次来访的客户我们不建议为他支付酒店费用）。
具体视合作深浅而定。
3.安排日程
Dear×××,
About your visitation dated ×××,we schedule as follows:
1. We will pick you up by car at 10：00 am at ×××airport
2. By one hour drive，we will arrive at the hotel we booked for you，you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel
3. At 12:30 pm，we will drive you to our factory and arrive at 1：00 pm
4. From 1:00 pm to 4：00 pm，we will show you around our factory，let you know all the details about us，discuss on possible business opportunities
5. At 4:00 pm，we can show you somewhere near which is quite famous scenery here，or if you feel tired，we can drive you back to your hotel
6. At 7:00 pm, we will arrange a welcome dinner for you
7. At 7:00 am in the second morning，our driver will wait for you at the lobby of your hotel，and drive you to the airport to take the flight of 10:00 am
Hope this arrangement is to your satisfaction. If you have any questions don't hesitate to contact me
Hope to see you soon.
PART 2：接待买家
1.准备工作
要求公司提前一至两天对办公室、展厅、车间、卫生间、食堂、庭院等处做彻底的清扫，并在清扫结束后按照客户参观路线走一遍，确保没有遗漏的死角。
参观和谈判可能用到的物品：数码相机、预先准备好的工厂产品视频、产品目录和企业介绍（包括常用的付款方式，生产周期等），产品目录，易于携带的小样品；色板、计算器、尺、笔记本、订书机还有针对性的报价单。记得要在客人来之前回顾一下以前的来往邮件，做好基本的准备。
公司大厅安排欢迎客户来访的接待牌，或在公司门口电子屏上出现欢迎字样，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX公司客户来访，若接待能记住来访的客人名字就更好了。
会议室的安排，谈判资料的预备，包括企业演示文稿的准备，以及客户相关需要展示的文件资料，展示自己公司的实力资料等。企业演示文稿内容要美观详尽。
准备好咖啡、茶及一些小食品糖果。
至少准备好三个方案：最佳方案、折中方案和妥协方案；准备好为达到上述三个方案的策略和手段。
2.引领参观
带领客户参观一般分为四步：
第一步，引领客户在会客区坐下，稍稍休整，询问喝点什么饮品，介绍参会人员。然后由专人开始讲解PPT。
第二步，带领客户参观展厅和车间。参观展厅时可以按种类向客户介绍自己的产品，也可以按出口国家来向对方介绍自己的产品；参观车间时，应按流水线的正常流程，从初始加工设备一直介绍到包装区，如果现场有出口的在制品，也可以随机告诉客户这些产品销往哪些国家。对客户已有兴趣的产品，则要着重介绍这一类产品的加工设备以及在制品，证明这些产品确实由我们自己生产，而非委外加工。
第三步，再次带领客户回到会客区域，并就客户感兴趣的产品进行进一步交流，并详细讨论合作细节。
第四步，商务会议结束后，可以准备一份小礼品送给客户，并询问客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与你们公司/厂铭牌的合影等，这些资料以后很有用处。
如果时间允许，也可根据客户的意见适当安排娱乐购物等活动，有些客户比较随意，可以安排一些中国特色的活动，比如喝茶、看戏、参观景点等等，也有客户会提出去购物，如电子产品、服装等。
常用的口语包括：
Hello and welcome to our factory. I will be your guide today. We are excited to have you here and we hope you will enjoy your tour. If you have any further questions or would like more information, please don't hesitate to ask
大家好，欢迎来到我们的工厂。今天由我来带您参观，我们非常高兴您能来，希望您能享受这次旅程。如果您有任何进一步的问题或想要更多的信息，请不要犹豫地问我。
Before we begin, please listen carefully to these safety instructions. We want to make sure that everyone stays safe during the tour. Please stay with the group and follow me closely. If you have any questions or concerns, please let me know
在开始之前，请认真听取这些安全须知。我们希望确保在参观过程中每个人都能保持安全。请与团队在一起，紧跟我走。如有任何问题或疑虑，请告诉我。
Let's start at the [starting point] and work our way through the factory until we reach the [end point]. Along the way, I will explain each step in the process and answer any questions you may have
我们从[起点]开始本次参观，最后到达[终点]，在此过程中，我将解释每个步骤，并回答您的任何问题。
These drawings on the wall are process sheets. They describe how each process goes on to the next
墙上的图表是工艺流程表，表述着每道工艺间的衔接情况。
Here, you can see [product or process] in action. This is a critical step in our production process
在这里，您可以看到[产品或过程]在运作。这是我们生产过程中的关键步骤。
We believe that the quality is the soul of an enterprise. Therefore, we always put quality as the first consideration. All products have to go through five checks in the whole process
我们认为质量是一个企业的灵魂，所以，我们总是把质量放在第一位。所有产品在整个生产过程中得通过五道质检关。
Would you like to have a closer lookat your samples? You may be interested in only some of the items. They've met with great favor home and abroad
您想参观一下产品陈列室吗？您也许会对某些产品感兴趣，这些产品在国内外很受欢迎。
3.欢迎晚宴
一般当天晚上我们会安排欢迎晚宴招待买家。此时请先询问客户是否有忌口的食物，为保险起见，多点些清淡的食物，不要点如臭豆腐、内脏等菜式，也不要点兔肉、狗肉、马肉、驴肉等肉类。
有些厂家为了表示对客户的热情，往往喜欢去海鲜馆点鲍翅之类昂贵的菜，其实客户更为注重的是工厂的生产、加工实力，并不会因为一顿饭的好坏而改变看法。所以菜式不必过于繁复，也不要点太多，分量以够吃为宜，铺张浪费反而容易招客户反感。
互相祝酒时可以说“Cheers”，但不要强迫买家干杯。
常用的口语包括：
Good evening, ladies and gentlemen. It is our pleasure to host you all tonight and we hope you enjoy the evening.
女士们，先生们，晚上好。我们很高兴今晚能招待大家，希望大家能享受这个夜晚。
Can I offer you something to drink?
您想喝点什么？
Would you like me to recommend some dishes for you?
我来为您介绍一些特色菜？
Do you have any dietary restrictions or preferences that we should know about?
你有任何饮食限制或偏好吗？
Are there any foods that you cannot or do not eat?
有啥是您不吃的吗？
Let me explain what this dish is. It's made with [ingredients], and it's a traditional dish from [region/country].
让我来为您介绍一下这道菜，它是用[原材料]做的，是我们这边的传统菜色。
Have you been enjoying your time in [location] so far?
您到咱这边来感觉都还好吧？
I would like to propose a toast to [what to toast]. Here's to a successful partnership and a bright future together!
我想为[祝福内容]提议干杯。祝我们业务合作成功，共创美好未来！
