导言：
如果英语不好，想要申请欧美签证，最省心的方法是找一家靠谱的代办机构。而代办机构专业与否，是否值得信赖，顾客在向签证助理进行首次咨询时就会感受得到。优秀靠谱的中英双语助理，是代办机构取得成功的必要因素，但同时也是挑战。
每当欧美国家举办展会前好几个月，供应商工厂外贸部的业务精英们就开始异常忙碌。因为在日常繁琐的工作之外，他们还要负责为随行领导们甚至家眷们办理签证。
“真够呛，一人一大套资料证件，一人一个情况。”
“你们为啥不找个代办机构呢？”
“嗐！证明材料里又是护照原件，又是银行流水单，还有结婚证、房产证之类的，都是很重要的个人信息，领导们说不放心找外面的人。”
还有的小伙伴半开玩笑说：“等我攒足了几个主要国家的签证办理，就把它当个创收的副业来干。”
对于首次出国的人来说，自行办理签证确实是比较有挑战性的一件事情。但出于对个人信息的敏感度，对签证代办机构存在顾虑和抗拒的顾客还真不少。因此签证代办机构的经营者，一方面要考虑打造更专业的企业形象，赢得更多顾客的信赖；另一方面也要防范优秀人才跳槽或离职，顾客流失的情况。
一 流程清晰、细节完善、证件交割清楚明白
目前，一家规范的签证代办机构能根据客户不同的出行需求，如商务、旅游、探亲、毕业典礼、留学、移民等，为客户提供定制化服务。顾客根据自己出行的目的，自行查询或直接向代办机构的签证助理咨询所需签证的信息，展开申请。如果选定了代办机构，接下来就是一系列的工作，包括：准备和核对签证资料、预约受理时间、递交签证资料、缴纳签证费用和与代办机构签订服务协议。之后就是受理签证申请、通知签证结果和领取护照。
各家代理机构在流程上都大同小异，造成口碑和企业形象千差万别的是工作人员对细节的处理。
有一次，因为离面签时间还早，我到使馆区的一家咖啡厅里稍作休息。 旁边有一位中年女性陪着两个学生模样的年轻小伙子。她拿着申请材料和他们一一梳理其中的重点内容，细致地叮嘱面谈与签证官交流需要怎样发挥。最后，她很温和地说：“时间差不多了，该去排队了，你们把手机给我，我在这儿等你们。”
“面签还是有家人陪着方便啊，不然这么长时间没有手机怕耽误事，可又不准带进去，没地儿托付。”我不由地赞叹了一句。
“不是家人，我是代办机构的。”对方抿嘴一笑，回答我说：“现在的年轻人一时半刻也离不开手机，万一冒冒失失把手机带进使馆会添不少麻烦，我们就增加了这个服务内容。”
看来，签证代理公司要想赢得更多顾客的信赖，就得在细节上花心思，对具体经办的助理人员多培训、常灌输、使工作环节标准化、提高他们的服务意识和水平。
二 专业中英语业务外包服务：第三方，更安心
有句老话说“教会徒弟，饿死师傅。” 像财税记账、法律事务所等提供服务咨询的公司一样，签证代理机构行业准入门槛并不高，具体经办人员可以全程接触到上下游两端，操作模式极易被复制和模仿。机构在苦心选聘、培训和培养中英双语人才的同时，也不得不防范优秀员工在业务熟练后，带走顾客、另起门户或者跳槽的潜在风险。在这种情况下，与第三方专业中英语业务外包服务商合作，优势就十分明显了。
比如总部位于加拿大，深耕外包服务行业近二十年的Callnovo，它在全球范围内拥有1500多名业务代表，可提供包括英语、中英文、西班牙语、法语、德语在内的65种语言、24-7全天候不间断模式的客户服务。
Callnovo不仅能根据企业不同的产品和市场需求提供定制服务，并且一直恪守行业规范，十分注意保护客户的隐私和商业机密。 从2012年开始，Callnovo就与美国领事馆54国全球签证中心、日本松下电器、法国路易威登集团、道琼斯集团等众多全球知名500强企业合作至今。
在员工管理方面，Callnovo始终坚持以明确规范的条款及文件对员工个人行为进行约束。在顾客信息为第一资源的签证代办行业，Callnovo能采取哪些措施为客户保驾护航呢？
三 技术赋能、全程监督、高效可靠
签证代办行业知名机构T就选择了Callnovo的团队来承接文案文书、前台行政及远程助理方面的工作。 在双方协商拟定的工作时段内，Callnovo的助理人员在屏幕软件监督下，使用公司统一配置的加密电脑登录T机构内部系统，有条不紊地与客户进行沟通、填写表格、核对材料、更新客户状态等工作，也协助相关部门做相应的市场调查工作，进行电话和网络搜索，并对获取信息进行存档和记录。
而T机构完全不必担心顾客资源流失或者出现其他意外情况。因为Callnovo比您更先关注到远程管理的有效性和实时性，作为BPO行业全球排名第134名的头部企业，Callnovo也十分重视在保护客户信息和数据的硬件和软件双方面的持续投入。 除了上文提到的统一配置的工作电脑和屏幕监管软件，Callnovo更事先与T机构签订了包含高效的应急计划在内的，严格而周密的信息安全保密协议。并对由T机构选定的助理人员加设信息安全培训，季度宣贯职业道德教育、信息安全教育及法制教育。
选择与Callnovo合作，完全可以放下您的后顾之忧，安心去赢取更多顾客的信赖。
