良好的业务记录保存对于成本管理或监管原因来说至关重要。当您刚开始创业时，也许不会将其放在首要位置，但它对于打下坚实基础非常有帮助。
如果您是一位新的企业主，在注册香港公司后的第一年可能会面临很多挑战，其中之一就是决定哪些业务记录是必须保留的。请不要担心，关键在于将事情简化为一系列清晰且易于管理的任务。从这里开始，确保定期访问和维护这些记录，以避免文书工作积压。
阅读以下保存业务记录的指南，并了解公司必须保留的必要记录：
01
商业记录保存是什么
记录保存是在会计系统中记录交易和事件的行为。由于会计原则依赖于准确和彻底的记录，因此记录保存构成了会计的基本基础。
02
为何要保持良好的业务记录
保持良好的业务记录对于您的业务成功至关重要。它确保法律合规性，帮助您做好财务分析、管理和审计准备。准确且有条理的记录使您的企业能够跟踪收入和支出、管理现金流并做出明智的财务决策。此外，良好的业务记录还有助于与投资者和贷方等利益相关者进行沟通并建立信任。通过维护组织良好的记录，您的企业可以轻松提供必要的文件来证明您在审计期间的财务状况。
防止盗窃或欺诈
做好准备可以帮助您防止欺诈、数据泄露或身份盗窃。文档管理不当是发生这些情况主要原因之一。为了遏制这种情况，请始终保留详细记录以便更好地了解现金流，并防止欺诈。此外，这些信息将帮助您在审计季节到来时生成准确的财务报表。
准备纳税申报表
在报税季节，您必须向税务局（IRD）提交文件。这些应包括与纳税申报表中的抵免、费用和收入相关的文件。如果您的纳税申报表由税务局审核，良好的业务记录可以让您轻松找到支持文件并避免任何潜在的费用和税款。
遵守法律，营造更专业的形像
保持一致的记录保存做法不仅有利于公司运营，而且符合许多司法管辖区内的法律要求。一些国家/地区如香港和新加坡聘请公司秘书服务以确保公司遵守各国法规。了解重要文件的位置也有助于他们工作。
03
需要哪些业务记录
根据《税务条例》，任何在香港从事业务、专业或贸易的公司均须备存足够的英文或中文业务记录。这些业务记录应反映公司的收入和支出，以便正确计算应评税利润。
所需的业务记录是：
核实账簿中各项记录所需的基本文件，例如凭单、银行结单、发票、收据及其他有关的文件；
有关业务的资产及负债纪录；
行业、专业或业务每日的收款及付款纪录，以及有关的证明资料。
亦须于每年年底就有关业务的一切资产及负债，拟备纪录，包括债务人和债权人清单和盘点资料。
此外，您需要维护银行帐户的记录。为了简化问题，我们建议您开设一个企业银行账户，以区分财务与个人银行账户。
对于您的企业银行账户，应保存以下记录：
银行对账单;
存款收据；
购买的商品和服务的记录；
检查烟蒂交易；
支票上注明的金额；
付款日期;
收款人姓名;
详细记录费用是用于个人还是商业事务
04
保存业务记录的方法有哪些？
应始终保留原始文件来源，例如银行存款单、发票和支票簿，以备需要检查您的记录时使用。纸质或电子记录保存均可接受。
纸质法
部分企业主喜欢通过保存纸质记录来保持对老式会计方式的忠诚。然而，事实是，保存纸质记录并没有显着的好处，因为它们更容易发生咖啡溢出或文件丢失等事件。
电子法
如果您有大量源文档需要维护，税务局 (IRD) 允许以替代形式存储源文档。这可以通过扫描文档并将其存储在 DVD-Rom 或 CD-Rom 中来实现。这种方法是法律所接受的，然后您可以将文档保存在这些设备中，这是以原始形式保存文档的便捷替代方案。
电子记录有多种形式，但最常见的两种是扫描发票和扫描收据。
05
公司记录应保存多长时间？
所有纪录须由交易日期起保留7年。未能保存足够的纪录即属违法，最高可被罚款100,000元。
所以，即便您已经停止交易，您的记录保存要求仍然会持续到七年期限到期。
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