外贸工作者都非常重视外国客户的来访，必须了解客户来访的目的，并针对其目的做好接待工作。
一、客户来访的准备和接待
(一)客户来访的目的
通常客户来访有以下五种目的。
(1)人际沟通 客户往往是顺道而来,或许也没有预约。可能与周围其他的厂商有业务合作，对同在他们经营范围的产品有购买意向;也可能是已经和公司建立了很好的合作关系,来公司的目的只是加强沟通，顺带看看正在合作的订单运转情况。
(2)考察工厂 这些客户往往是新客户，只是通过网站、展会、客户介绍等方式了解到公司并产生了强烈的合作意向，已经决定下单。但是，又对公司的生产研发和管理能力不太了解，需要进行实地考察、访问加深了解，以确保下单后的产品质量和交货期。
(3)项目洽谈 这种客户往往是和公司有过业务沟通，甚至是一些比较熟悉的老客户,往往带着订单、项目，目的就是讨论现有项目的合作，包括相关技术问题、价格问题、付款方式、交货期等内容的实质性讨论。这样的客户通常最受重视，接待时不仅有专业技术人员陪同，公司领导也会适时参加接待和谈判。
(4)了解生产、验货客户通常已经下了订单,往往会派业务员到工厂了解生产过程及产品品质,对公司的产品质量和品质做进一步确认。起初几次要特别重视,要多听他们的意见和建议。在生产后期,还需要和他们对销售后产生的问题详细交流或是商谈改进办法。如果情况良好，新项目生成的可能性极大，有时客户甚至会自带创新产品来寻求合作。
(5)大客户看厂 一般大客户在对样品和价格确认后会提出到公司考察，并具体洽谈业务合作事项;如果是国际大买家，验厂程序更是双方长期合作必不可少的一个环节。
(二)客户来访前的准备工作
客户来访前的准备工作主要包括三个方面。
1.对客户作进一步的了解,就相关事务做恰当的安排
(1)解客户的资信状况、近期公司运作情况、分析客户公司的经营项目及产品销售情况、客户的市场情况、价格信息、客户预期谈判的内容、与我司的合作诚意、客户预期参观的地方等。
(2)充分了解客户来访的行程安排。客户通常不会只是因为拜访一个公司而进入中国。一般是同时考察几个供应商或者是展会结束来访，因此业务人员应该事先和客户沟通确认好。如果客户在考察后还要到其他中国供应商考察，应该帮助客户做好相关联系和对接工作。
(3)确认航班、用车、住宿等信息。确认航班并且询问客户是否需要代为预定酒店,以便安排住宿。酒店住宿费用通常由客户支付,但业务人员应主动询问并协助客户预定酒店。确认迎接客户的具体地点和时间。业务人员必须根据来访客户数量提前两天向公司申请用车，以便及早安排车辆接送。
(4)就餐准备。客户来访之前应根据客户考察的时间合理安排就餐，如果客户当日返回,中午应该宴请客户，并有部门经理参加。如果客户次日或隔日离开，午餐应从简,由业务员本人陪同客户外出或在公司餐厅就餐，晚餐则应有部门经理或公司其他领导参与宴请客户。宴请酒店地点应事先和部门经理沟通好以便早做预定。确定菜式时一定要事先和客户确认，注意对方的饮食习惯和禁忌。
2.了解客户的来访目的,业务员根据需要准备资料，做好谈判前的准备
(1)确定谈判参与人员。
参加谈判的人员一般包括公司的负责人或者是业务经理、业务员、技术代表等3~5人。客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与谈判的人员。如果需要总裁参加，必须提前确认。在谈判前业务人员应对拟洽谈合作的产品情况进行充分了解，以便谈判现场能够迅速反应并随时回答客户的有关提问。
(2)准备谈判资料。
洽谈合作的产品情况、价格情况、技术改进情况、产品参数表、维修手册，业务人员与该客户往来的重要传真、E-mail相关合同、报价及其他重要资料，会谈中用到的笔、会议本、相机等。重要的客户来访，业务员还通常需要制定详细的接待方案，呈经总经理、副总经理及销售部经理批准。
3.准备好其他会谈必备用品
比如,需要准备的饮料、糖果等的需求数量，展厅或会议室的使用时间，是否需要国旗、姓名、欢迎牌、礼品及其他要求。
外贸业务心得接待国外客户来访
从国外来的客户，成交概率非常大，如果想在接待客户方面游刃有余，大大增加成交，必备条件如下。
(1)熟悉产品熟悉每一个产品的构造、特点及材料选择、卖点、价格、包装。了解营销中的市场份额、区域销量、消费人群或场所等。
(2)介绍熟悉公司的操作流程，从下单到出货所有的过程要能用英文
介绍出来。关于自己样品、散货、整柜的付款方式、验货方式、服务方式也要能够向客户介绍。
(3)调查客户性质客户来之前就需要对客户进行一些评估，是哪国人?
是零售还是批发?网站是什么内容?针对哪些产品?区域市场在哪?等等。
(4)营销协助客户营销，包括帮客户估卖价，共享一些针对性供求信息等。
(5)谈判，谈判技能是练出来的，不是学习或者理论可以造就的。要多与人交流，包括多去一些市场进行买卖训练，甚至讨价还价的训练。谈判的基础上要互信互利，要保证在自己盈利基础上想办法为客户盈利。
(6)准备一般的准备包括色板、计算器、尺、笔记本、订书机、图册，还有针对性的报价单。记得要在客户来之前回顾一下以前的来往邮件，做好基本的准备。
(7)心理学包括套底线、换位思考、信任。这些也是在实践之中练习才能具备。
(8)机遇 机遇和运气永远眷顾有准备的人，如果外贸业务员具备以上技能，机遇将随之而来。
(三)客户来访的接待工作
1.注意接待的基本礼仪
基本的着装礼仪,男士最好穿西装、戴领带，女士最好穿西服套裙或套裤，仪表整洁;见到客户要热情、友好、主动地上前问候，问候语要亲切、自然，举止要大方、得体;客户到达公司后，业务员引领客户到指定会议室就坐;客户接待员主动询问客户所需饮料，负责斟倒，并不定时添加饮料等。
2.接待技巧
(1)关心客户应主动询问客户所需饮料，在会议室放小糖果或是在下午的时候准备小蛋糕等，让客户保持好心情。
(2)一定要守时有些外国客户的时间观念非常强，他们往往会认为一个会面不守时的公司和员工，交货时也很难守时。
(3)吃饭时不要太铺张，要适可而止。外国客户一般对吃饭的要求都比较简单,只要干净卫生即可。他们甚至会认为太铺张的就餐是一种无法控制成本的表现。
(4)翻译工作要到位。交流顺畅，理解无误是最基本的要求。一个好的英文翻译,体现的不只是英文好坏，更重要的是能让客户在语言交流上放心，对直接提升公司形象大有裨益。
