邮箱安全问题,这个不是什么新鲜话题了,在各种外贸群,外贸论坛都有人一直在寻求方法如何避免或者减少损失。 说句实话,到现在我都没有听说过完美的解决方案,只听一个外贸同仁说,他们通过报警,冻结了骗子的离岸账户,拿回了钱,具体问时,又语焉不详,没获取到有价值的操作细节。 所以,我们更应该重视的是预防,而不是出现问题之后的补救,因为大多数时候根本无法补救,那样损失就太大了。 给大家介绍一些预防方法吧。 01 每一封邮件的最下方加入一段话 这个很早很早以前就写了,也有很多小伙伴已经用了,有人回来向我反馈因为这段话被客户夸奖细心负责: Important NOTE: If there is anything about the important information(payment,account and so on)to be changed,I will confirm with you by phone(****) and fax(****).If there is only email,but no phone or fax,Please dont make any reaction. 02 如果你的客户端没有异常登录提醒,请登录网页版邮箱查看 骗子行骗的第一步就是黑入你的邮箱(当然也有可能是客户的邮箱),获知大量的客户沟通往来记录,如果发现有客户正在谈判关键阶段,可能会付款,就着手行动。 所以,我们要从源头上杜绝这种可能性,不要随便点击陌生邮箱里面的链接,尤其是sample,PO,PI这样的提示链接,记住,天上不会掉馅饼的。 当然,很多时候中招是莫名其妙的,所以,要隔两天登陆一次网页版,网页版会有异常登录提醒的。 还有的公司是使用客户管理软件,很多客户管理软件也没有异常提示,所以,要经常进入网页服务器。 03 进入邮箱检查是否有设置邮件转发 在邮箱的账户设置中,有一项是转发,也就是进入这个邮箱的所有邮件都会转发一份到其他邮箱,这个功能不去特意检查是看不到的。 骗子没法天天进入你的邮箱查看邮件,你也有可能改密码,但是转发你不取消会一直存在。 我从我的第一份工作离职的时候,我还不断地收我当时企业邮箱的转发邮件。 所以,所有客户我都知道,我通知老板很多次,他都没去搞定,一直到后来被新的外贸经理做掉。 看看是不是很恐怖? 4 养成多重方式沟通联系的习惯 尤其是涉及到资金,要不断的提醒客户已经有太多次这种教训,安全第一。 同时,这也是索要客户即时沟通的好方法,我会不断的告诉客户我被骗过。 所以,我们不仅仅用邮箱,有关键信息一定要电话,或者即时沟通。 每次发账号,都要给客户打个电话,往即时沟通上再来一份。 以前我从来不在邮箱发账号,都是传真,现在传真少了,即时沟通更方便了。 还有一些骗子是这样行骗的,黑入到我们的邮箱或者客户的邮箱,知道双方的沟通细节,然后就要阻断双方的沟通。 例如跟我们沟通的时候模仿客户的邮箱,跟客户沟通的时候模仿我们的邮箱,实际上我们认为是发给了客户,实际上是发给了骗子。 骗子看一下是不是需要修改,模仿着再发给客户;客户也认为邮件发给了我们,实际上是发给了骗子,骗子也会视情况是否需要修改,再模仿客户发给我们。 所以,多种沟通方式一起使用,是非常有利于杜绝这种事情的发生的。 05 如果已发现邮箱异常,要通知全部客户一遍,老客户直接电话 未合作的客户,就是发邮件,交代清楚,也算是一种跟踪。 而且在邮件里要告诉客户,不管您是否跟我们合作,你跟其他供应商沟通的时候也要注意安全,经济形势不好,少赚点问题不大,不能有太大的损失。 06 将沟通频繁的客户加入联系人列表 如果骗子没有进入联系人更改联系人信息,出来一个模仿邮箱是可以看得出来的,这个在一定程度是有助于安全。 07 告知客户,所有资金方面的沟通,由特别邮箱处理,邮箱会通过whatsapp/即时通讯发给他 例如发送账号的邮件,更改账号的邮件都会通过特殊的邮箱发给他,这个邮箱不会在我们的邮件中出现,会通过whatsapp发给客户,让客户进行储存。 当然,就算是这样,还是要多渠道沟通,每一次都要仔细,一万次的细心,哪怕有一次的马虎都有可能酿成大祸。 08 如果可以设置信任计算机,一定要设置,非信任计算机登录,必须验证短信或其他方式。 腾讯企业邮箱有绑定微信,如果是非信任计算机,都会发送验证码给微信,除非骗子连你的微信都搞走了,不然他们登录不了邮箱。 非腾讯企业邮箱很多也会提供这个安全选项,例如,绑定手机,需要手机短信验证。