外贸销售员的工作细节

第一，收到客户询盘，是否当天或第二天就给客户回复？即使没法马上报价或者回答客户的疑惑，是否也及时回复邮件，告诉对方“邮件已收到，大约什么什么时候可以回复他”？这个信号，往往是非常重要的。


第二，发出去的邮件，是否有完整的签名，包括自己的名字、公司、电话、手机、地址等联系方式？因为很多时候，客户有紧急事情要联系你，但是邮件你没回，他翻了最近跟你往来的邮件，都没有找到电话，这是个很郁闷的事情。当然你可以说，你给过他名片，但是别人真的就能完好保留你的名片，在需要的时候马上就能找到？未必，为什么不给客户更便利些呢？


第三，回复客户的邮件，是否能做到，回复该回复的人，抄送该抄送的人，密送该密送的人？


第四，写的每封邮件，是否都在发送前检查过拼写、语法、段落、字体，以及标点？


第五，给客户写开发信，或者展会邀请函，是否能做到一对一发送，而不是抄送或者密送？


第六，有紧急事情跟客户通电话，通话完后，是否立刻跟进邮件，把电话里讨论的东西用email复述一遍给客户确认？


第七，给客户的邮件里，如果有图片附件，是否做到给每张图片做好压缩处理，控制文件大小，并重命名？比如image1256这样的文件名是绝对不可以出现的，这表示你相机里拍摄过的第1256张图片，对于客户根本没有任何意义，以后看到这封邮件，都需要点开附件，才知道图片是什么，会浪费客户很多时间。假设这张图片拍的是你这个订单出货时，集装箱拖柜的箱封号，那就可以重命名成“loading supervision-seal number”，就一目了然。客户如果要把图片另存到电脑中，也不需要浪费时间重命名了。


第八，给客户的报价单，是否文件名含有充分的信息，便于客户存档？假设给客户报一款太阳能灯kj235的价格，自己的公司名是huayu packing，那报价单的excel文件就可以这样命名“box quotation to (自己客人公司名)- huayu packing.xls”，这样方便客人和自己存档记录。


第九，给客户寄样品，是否会把报价单打印好，随样品一起寄，让客户收到样品后，就可以立刻对照报价单看具体的产品参数和对应价格，而不是从一堆的email里去翻？


第十，给客户的样品，上面是否有sticker或者hangtag，标注产品的品名、参数及自己公司信息和联系方式，以及价格？因为客户可能针对同一款产品问几家不同的供应商要样品，结果大家都没有在产品上加上标贴或者吊卡，标注产品信息和联系方式。结果客户可能时间一长忘了，把你的样品当成你同行寄的，结果订单给别人了。


第十一，如果样品用纸箱装，是否在箱子的上下层，各垫上一块纸板，以免客户用刀划开箱子的时候，不小心划伤里面的样品？


第十二，给新客户寄样品，是否记得在快递袋或者箱子里，放上自己的名片？而且至少放两张？因为有的时候，客户自己留一张，然后把另一张给他上级或者助手。又或者客户的同事也有类似产品的需求，那他也可以随手给别人。很多时候只是举手之劳，多一张名片没什么，但是少一张名片，也许就失去一个宝贵的机会。


第十三，给客户寄文件发票等纸张类东西，是否用塑料袋包好，再装进信封或快递袋，以免 客户一撕开，就不小心撕破了？另外，塑料袋是否打孔，以免胀气？而且小孩子如果一不小心把塑料袋套头上，还有窒息的危险。


第十四，样品被快递员取走后，是否及时提供单号给客户，并扫描底单作为附件一并发送？


第十五，寄出的样品，随时在网上查询进展，一旦发现客户公司已经签收快件，只要不是客户本人签收，是否会把网页链接和截图发邮件给客户，跟进快件进展？因为很多大公司，都有前台或者助理专门收各类包裹，若自己不跟进，也许一两个月后，那包裹就不知道扔到哪个角落了，客户哪天想起来写邮件问你，我的样品呢？就真的欲哭无泪了。


第十六，跟客户签订的合同，是否在每一页都有签字和盖章？而不仅仅在最后一页的签名处 签字盖章？


第十七，节假日给客户发祝福或者电子贺卡前，是否有确认过客户的背景、国籍、宗教之类信息，确信不会马屁拍在马腿上，起反效果？比如说，英国人是过圣诞节的，但是你的某个潜在英国客户可能是犹太移民，他恰好是不过圣诞的，如果你给他电子贺卡，跟他说merry christmas，要是客户本身脾气不好，说不定就直接不跟你合作了。


这么到位的细节，你全部都做到了吗？