外贸邮件营销：开发信的窍门（转）

邮件，作为开发客户的重要手段和渠道之一，虽然简单却也让众多业务操碎了心。怎样把邮件写的更有技巧？怎样最大化地利用邮件？
给客户发过邮件后就没有回信，这是让很多外贸业务员感到困惑的一个难题。
“最近又开始开发客户了，可是感觉按照之前的老套路去介绍自己公司之类的，并不能吸引客户的眼球，很多都只传个阅读回条。请教其他老业务，说是要想到客户心理去，可是该怎样抓住客户的心理呢？他都不回话，我怎么才能知道他是怎么想的呢？”
“我们是做灯具出口的，他进入这家公司以来一直都没有拿到定单。我就通过采购网、b2b等途径找到了几百个邮件地址，也发送几百封邮件，但结果是除了退信，竟然没有得到一封回信。但有的同事发出去了20封邮件，却收到5个客户的回复，其中有3个已经谈定寄送样品事宜，只等最终确认。看似一样的过程，为什么结果相差如此之大？”
对策1：要对客户做全方位了解
上海某外贸公司总经理陆凡表示，虽然邮件有点复杂，但外贸业务员如果能改进自己的联系方法，客户回复率将会大大提高。客户开发很没有目的性，根本没抓重点客户，而是泛泛的联系，自然难有成果。
陆凡表示，第一要重在信息的获得与筛选，要懂得利用搜索引擎。“首先，我要确定的是这些客户是真实有效的；再者我可以确定他是购买我们相关产品的(数据按产品英文名字检索的)；第三，因为这些数据里边有交易量，我能确定出来这个采购商的大小，是否和我们的生产能力相匹配。从这个渠道获得一个真实的客户消息(公司名字)，然后我都会通过搜索引擎了解客户更详细的产品信息、联系信息、市场信息等。”陆凡说。
获取后，要做充分的准备，不能蜻蜓点水，一看到客户的邮箱，不多想就一封开发信发过去。因为你并不了解这个客户，这种情形下你的开发信内容一定也是千篇一律的，何以让对方心动呢？
“使用有效的工具确定真实有效的买家，同时大家多多利用搜索引擎，不同的关键词有不同的结果。当然，不同的关键词也有相同的结果，取其交集部分，定能让你的信息更准确。”陆凡告诉c周刊。
陆凡表示，在写开发信的时候，在大方向上有三点是需要注意的：
第一要自然，不要刻意，不要显得做作。“最简单的，你把一封邮件内容不变发5次，好比同一个人反复给你打5次同样内容的电话，你什么感觉？要做到就像回到家和家人打招呼，看到老朋友聊家常一样。”
其次要简洁，80-100个单词左右比较适宜，不会太少也不会太多，“别人都是有正常上下班工作时间的，上班时间需要处理各种事情，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此。我个人觉得，最简单的句式其实是表达了最准确的意思。”
“最后，英语的用词需要专业，专有词汇给对方的感觉就是你就是做我这一行的，我们能更好的沟通交流。如果你什么都不懂，这个缩写需要对方解释，那个缩写要问什么意思，你觉得客人会选择你吗？” 陆凡说。
对策2：及时回复并注重对邮件细节的完善
除此以外，要尽量细化，避免一些常见问题的出现，犯一些容易犯的问题。陆凡跟c周刊分享了他的心得：
1.及时有效地回复邮件。“及时”要求要准时回复邮件，一看到邮件，如果能直接判断并针对询盘给予答复的话，就要马上回复。但是，不管怎么样，看到邮件，哪怕是当时处理不了，也要先做一个简单的回复，告知对方邮件已经收到。这是对客户最起码的尊重和重视。然后，对该公司进行分析，包括从他们的网站，公司名称以及他留的电话号码、地址等等去对这个客户进行一个详细的分析。
2.除了客户需要的信息之外，我们要比客户的期望多一点点。我们可以适当的多一点点相关的产品信息，但是客户没有问及的东西，最好适时而定。不主动过多介绍自己，这反而会给客户一种很自信、很专业的印象。这种印象对你来说是非常重要的。另外，第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截。
3.与客户第一次联系，最好用hotmail邮箱，或在邮件中另附上你的hotmail邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用hotmail邮箱一般不会有这方面的问题。
4.邮件中不要出现彩色字和艺术字，把邮件弄得很花哨，这是不专业的表现，通篇用一个字体，字号和黑色。不要全用大写的字母写邮件，除非是为了提醒客户，将某个关键词大写，这是可以的。
5.邮件里不要用pls，rds等缩写词。客人不喜欢和懒人做生意，他们会想：出口商居然懒到用b.rgds代替best regards，那么他们肯定也会懒得去做一个好产品。在客户的节日里适时送上你的祝福。在网上下载一些电子贺卡，给自己的客户发一发，这样可以拉近客户之间的距离。
6.邮件标题最好是客户求购的产品名称和公司名字等，建议不要加其它的任何多余语言，比如公司名字是export，行业是plastic，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写export plastic/quotation of item a。这样有一个好处，可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息，对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料，但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间。
7.细节决定成败。发邮件之前认真仔细的核对每一封邮件邮件。如果能做到没有一个语法、单词，甚至标点符号错误的话，那就最好不过了。格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式。
“如果你已经做到以上这样，而别人还不回复，那么基本上只有以下几种可能：对你产品不感兴趣，不需要，有固定供应商了，垃圾邮件，非常忙没空闲，结果就是没回复，那你就可以放弃了。”陆凡说。（文/c周刊 凌政和）