这是Mike外贸说的第 893 篇原创
昨日一名外贸新人学员反馈，澳洲一个客户给她发了一封很长很长的英文邮件，我大致看了一下，是对于她不专业的控诉：
01、未经买家确认就装船发货了。
02、熏蒸证书有问题，未经对方确认就随货发出了。
她一下子就慌了，“师父，我好绝望，不知道怎么处理。”
经问询得知，她已经在发货前多次联系客户确认相关细节，却未得到对方反馈，船期早就定了，于是直接发货了。
发货两个礼拜后，客户发来了这封控诉邮件，称卖家的一些列不规范操作会给他带来很大的麻烦，清关时可能被开箱验货等，言辞间充斥着不满。
但我在买家的邮件中看到了一个关键点，“您的熏蒸证明不符合澳大利亚边防部门的规范标准，也不适用门窗等木质部件，需要找专门的实验室出具”。
于是我向她确认此前客户是否曾向她提及产品的特殊用途或当地边关部门的一些临时特殊规定，她答并未提及。
于是我又问，此前出货这类熏蒸证书是否出现过问题，答案也是没有。
可想而知，如果客户未曾提及过这类特殊要求，作为卖家，只能按照常规订单去做常规处理，根本想象不到这样的突发情况。
但有一说一，她未收到客户的反馈、确认就发出的确存在问题，这样不仅给客户找麻烦，也给自己找麻烦。
所以在日常业务操作中，一定要非常认真、细致，尽量收到客户的确认之后再操作。
这样做不仅是为了避免产生不必要的麻烦，还是为了规避责任。若经客户确认，即便后期出现任何突发情况，也不至于被单方面追责。
船期临近时，时间紧迫，如果有重要的事情，比如文件确认、发货确认、产品细节确认之类的重要事项，最好不要一直发邮件、等邮件，最好打电话，这样比较便捷、高效，避免拖拉出问题。
客户有时候很忙，比如出去度假了没看邮件，或对接的订单较多，没注意到，都是有可能的，这个时候还坚持邮件沟通就比较鸡肋。
说回原题，她这封邮件应该如何回复客户呢？
01、船期早就定好了，时间紧迫，您也知道这个事情，在反复联系未能得到贵司反馈、确认后，迫于发货时间压力，只能如约发货，这是符合合同要求的。
02、这个熏蒸证书并不是第一次使用，其他澳洲客户的订单均未出现过你提及的问题。
在我们洽谈合作细节的时候您也未曾提及“边防标准”之类的东西，所以当下的证书不适用也并不是我们单方面的问题。
03、问题既然已经产生了，我们也没有必要去纠结是买方的问题还是卖方的问题，显然双方都有一定的责任，你不想出现这样的问题，我们也不想；
当下最重要的是解决掉问题，如果有什么我们能够提供帮助的，我们会全力配合，不要因为这样的突发小插曲影响我们合作的情谊。
04、在以后的合作中，如果有其他类似特殊的要求，希望贵司及时告知，便于我们配合处理，就不会出现这样的情况了。
▓ 写在最后：
其实业务方面的问题，没有必要生气。
小孩子才讲道理，大人只要结果。同样，做业务别沉迷讲道理，要追求结果。
并不是告诉大家做业务不能据理力争，而是说没必要过分纠结、非要去争个面红耳赤，谁对谁错并不是最重要的，解决问题才是关键。
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