如何处理开发信中的附件

客户开发信最好是全文本,不要附带图片和附件。即使报价,第一次联系客户也应尽量避免使用excel或word附件,最好是直接在邮件正文中体现。这是因为邮件中如果有附件或者插入了图片,很容易受到国外的服务器拦截;即使不被拦截,附带了报价单、打包的产品图片的邮件发给客户,成功率也不高,往往被客户默认为垃圾邮件或直接被客户删除了。但当回复客户询盘的时候可以带附件,此时的附件名称应具体明确,让客户看了知道这是什么文件,例如:发的附件是测试报告,应在附件名称中写明某产品某种规格(型号)何时的测试报告;在邮件正文中应有对附件的说明或描述,最好客户把附件另存时也无需更改文件名称。邮件的字体、大小,篇幅长短、格式,排版效果要让客户看起来感到舒服。 某些新业务员为了追求醒目,喜欢用夸张的字体,颜色,甚至放大、加粗,再用斜体、甚至整篇邮件全部大写等等,其实经常跟国外客户联系的业务员会发现,客户很少会用奇怪的字体或者粗体来写邮件。欧美客户比较常用的字体主要有以下几种:Arial、Verdana、Calibri、 Times new roman、 也有少数 用Tahoma字体的。这也能代表客户的偏好,虽说业务员不一定完全掌握客户排版喜好,但至少不要让客户看了感觉不舒服。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现五颜六色,像彩虹一样,大部分客户是不喜欢的。在邮件的最后,要附上业务员详细的联系方式,包括你的姓名、职位、公司名称、电话、传真、E-mail地址、网址和公司地址等信息内容,给客户留下一个专业、正规的印象。

邮件发出之前,应认真检查一遍全部内容,有无拼写或语法等错误,尽量给客户留下良好的第一印象。还需注意的是:特定的发件箱域名、不当的附件主题或群发邮件都可能导致客户终端把其当作垃圾邮件或直接屏蔽。如:若 @def. com被列为垃圾邮件,那么所有xxx@v?f_okg的邮件客户都收不到;开发信应避免群发,因为一次发太多邮件,发件服务器也可能判断为垃圾邮件而屏蔽一段时间;再有,这样做不仅针对性不强,也缺乏诚意,业务员应精准的选择客户,掌握客户所在的国家、地域、准入条件,有效地开发客户,才能获得高效的反馈和有力的成交。