报价。报价要关注以下三个要素报价的方式、汇率变动和付款的方式。常用报价有DDU（没完过税就交货）、EXW, FOB（上船交货）, CIF（成本上的保险和运费）、FCA、等，报价时应注意汇率，汇率上下浮动 2%的话，那么就要重新改进报价。
在收到客户的正式合同后，您可以开始准备以下外贸文件，即外贸合同、出口商业发票、装箱单、出口货物托运单、核销单、报关单、报关委托书、检验委托书(工厂外贸人员也需要准备：商检证和纸箱检验单)等文件报价单据一定详细，因为做贸易第一印象很重要，你和客户也许只有一次交流的机会。所以客户一定会选择最明了最省时间的报价单来进行沟通。报价表尽量含有产品名称、规格、尺寸、数量和价格等信息。
准备外贸文件及清关要件。在收到客户的正式合同后，需要准备外贸文件，也就是外贸合同、出口的商业发票、装箱单据、出口货物托运明细单、核销单、报关单、报关委托书、检验委托书(工厂外贸人员也需要准备商检证和纸箱检验单)等文件并且清关文件通常要提供的单证是商业发票和装箱单。另外还需要正本提单或者海运提单的电放提单。有的国家需要原产地证书，有的国家需要产品认证（比如电子产品出欧盟到CE认证），有的国家需要本国的报关单（特别注意，这些国家要保持报关与清关金额一致），清关金额也就是我们在商业发票上提供的金额，有些客户为了节省关税，会要求厂家提供小金额的商业发票但现在个别国家的海开始关注这件事情并且加大检查力度，所以如果客户要求做低金额，最好不要违背清关文件的要求。
委托出口报关及提柜装柜。在EXW的情况下，客户负责所有的流程链条。我们只订舱客户指定的货运代理，提供相应的报关和清关信息，并检查提单(以下为海运代理)。如果是FOB，客户负责发货，卖方负责拖车报关，卖方将BOOKING发送给指定的货代，得到S/O后，交给我们自己的货代操作拖车报关。租船订舱，预订货运代理并获得舱位。货运代理将提供你所上报数量的集装箱的装运订单，散装货物将提供仓单。装载集装箱后，会根据实际装运的产品信函制作报关信息(一般由代理人或专人负责，大部分货物可以提供发票进行报关)，然后将报关信息提供给海关代理人。然后委托拖车公司取柜到厂安装，提供给拖车公司的文件有，仓库的确认/装货的图纸、船运公司、固定仓库号、拖柜代理文件、注明装货时间、柜型和数量、装货地址、报关线、装货港等，同时通知工厂。装货柜后，要向工厂要一份装柜明细副本注明柜号、牌照号、司机号、联系号等，以便与外贸公司核对。如果是到岸价格，卖方负责装运。提单补货，柜货会根据实际出货情况提供提单补货给货代(一般更新BOOKING)，然后货代会提供提单副本给我们确认，需要检查买卖双方的信息和货物信息是否准确(确认后一般不可能更改，会有票据更改费)。散货入库后，会有入库核销单，核实信息是否准确。
收款及存档。用外汇（L/C信用证）结算的，对外贸易单证应当按照条款和条件编制，确认后，交银行议付并支付30%的预付款；电汇收到后，客户必须支付提单的70%以上，才能将提单正本寄出给客户。每一个订单都应及时进行记录，以便跟踪查询统计数据。
