沟通是一门艺术，也是一种技术，常言道，一句话惹人笑，一句话惹人跳，好的语言技巧能让人对你好感倍增，尤其是业务员在跟客户联系沟通时，更要注意一些细节，把握好分寸。
1.客户名字不要写错
外贸是跟不同语言的国家人打交道，所以在给外商写邮件时，外商名字一定不能拼错，如果把客户的名字都写错了，那客户对你的印象肯定会大打折扣，因此写邮件时要一定要细心，避免拼写错误，有时候你拼写错误了自己是不知道的，但客户一眼就能看的出来。
2.称呼
按照对方国家的语言使用习惯去沟爱，会让人备感亲切。如很多欧洲人喜欢在邮件开头用DEAR XX称呼，但如果与客户熟悉了，可以不用这样称呼，可以换成HI、HELLO这样的方式，让人感觉不会显得太正式，很轻松。
3.问候语
在问候对方时，一定要掌握一个度，才能给人好感，所以在偶尔或者偶然的邮件沟通中，可以用上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL这样的问候语。但在日常频繁来回的邮件沟通中，最好需要。
4．言简意赅
外国人的生活习惯都倾向于简单，高效，不喜欢长篇大论、啰啰嗦嗦。所以在写邮件正文时一定要语言简洁、意思明了，将复杂的东西用简单语言表达出来就行了，多余的话能省则省。如果要表达很多东西，不要大段文字，长篇幅到底，可以采取分段，分层的方式。
另外，将最需要表达的东西放在前面，不要在前面来一大堆没用的寒暄，到最后才来一句你要他发L/C，也许客户都没耐心看到最后。
5.做到不卑不亢
有的人为了做一单生意，在客户面前低声下气，不但没迎来客户的好感，反而会促长了客户高高在上的心理，丧失了你的主动权，让客户觉得我们是在求他做生意，求他下单。特别是在一些问题谈判时会让你更加被动，所以切忌在客户面前过分谦卑，这一点非常重要。做生意是买卖，是想有一个共赢的结果，双方的关系是平等的，我们需要客户，客户同样需要好的供应商。
6．适当时候要懂得拒绝客户
做生意不要太委曲求全，对一些过分刁难超出公司底线的客户要敢于SAY NO，做业务切忘做老好人，越没有原则，没有底线的对他好，反而让他得寸进尺，很容易欺负你，这次延长付款，下次就会取消订单。谈好的东西，就得按约定的条款做，比如什么时候付款，什么时候给L/C，就必须按照谈好的条件去做，同样对你自己也一样，不要轻易许诺，许诺的就要做到。不过，也要注意，在拒绝客户的时候，不要过于强硬，让客户下不了台，可以适合的采取一些比较委婉的方式拒绝客户。
7邮件排版效果要让人看起来感觉舒服
前面说了，外国人喜欢喜欢高效，不喜欢复杂，同样在邮件排版设计方面，也不要太花哨，如字体选用，字体大小，篇幅长短，格式等等都要简洁。因为客户每天收到上百封邮件，大部分邮件都没有时间看，如果你的邮件风格让人不舒服，客户是没有兴趣再耗费时间看下去的。针对不同类型的客户，可以有不同的版式风格和语言风格。
8邮件要写得大方、得体，让人感觉很专业
在时间就是金钱的商场，专业是对客户最好的尊重，所以一定对自己的产品和行业非常了解，让客户感觉与你沟通非常畅通，如果你这不懂，那不会，或者邮件看起来不像行业风格，客户是很难对你产生信任的。所以要想大方得体，需要大家平时多下工夫提高邮件水平，多借鉴人家好的东西，并从客户那里学习、取经。
9让客户清楚记住你的好
做生意不是学雷锋，对于客户提出的一些要求、改动，如降价，到货时间等，即使我们能轻松地办到，也不要那么轻易的答应客户。你帮了忙，就要让人家记住你的好，这样等你有困难的时候客户才会帮你，有订单才会想到你。不要费心费力去帮别人，到最后让人家觉得是理所应当，那这个太不值了。
10.多用语音交流
任何的文字都比不上声音来得真切，在外贸谈判中，邮件的沟通虽然很普遍，但有些时候如果能用电话进行沟通，将会加深大家的印象和感情。所以，平时在进行了一段时间的邮件沟通后，也觉得比较熟了，不妨多给对方打几个电话，不仅聊订单，还可以聊工作，聊生活，聊兴趣，加深与客户的感情。
