拿着一份在国内办好的文件，到了国外却被告知不能用，还得去办各种复杂的手续？
为解决这一困扰国际社会已久的问题，一种被广泛认可的国际认证机制——海牙认证应运而生。那么，究竟什么是海牙认证呢？
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一、什么是海牙认证？
海牙认证，也称Apostille认证，是根据1961年海牙公约提供的国际认证方式，用于认证在国外使用的文件，其作用和功能就是证明文件的真实性，让文件在国外也具有对应的法律效力。海牙认证不是对认证文件内容的认证，而仅仅是对认证的第一签发人的认证，证明其真实性并有权利进行认证。海牙认证具有时间短、范围广、有效力等优势。
二、海牙认证适用于哪些国家/地区？
目前，海牙公约适用于108个国家和地区，以及部分非海牙成员国但承认海牙公约，包括古巴、哥伦比亚、蒙古国、安道尔等42个国家和地区。
1.亚洲国家/地区
中国（2023 年11 月7 日在大陆正式生效）、亚美尼亚、阿塞拜疆、巴林、文莱、格鲁吉亚、印度、印尼、以色列、日本、哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、蒙古国、阿曼、巴基斯坦、菲律宾、韩国、沙特、新加坡、塔吉克斯坦、土耳其、乌兹别克斯坦。
2.非洲国家/地区
博茨瓦纳、布隆迪、佛得角、斯威士兰、莱索托、利比里亚、马拉维、毛里求斯、摩洛哥、纳米比亚、卢旺达、圣多美和普林西比、塞内加尔、塞舌尔、南非、突尼斯。
3.欧洲国家/地区
阿尔巴尼亚、安道尔、奥地利、白俄罗斯、比利时、波黑、保加利亚、克罗地亚、塞浦路斯、捷克、丹麦、爱沙尼亚、芬兰、法国、德国、希腊、匈牙利、冰岛、爱尔兰、意大利、拉脱维亚、列支敦士登、立陶宛、卢森堡、马耳他、摩纳哥、黑山、荷兰、北马其顿、挪威、波兰、葡萄牙、摩尔多瓦、罗马尼亚、俄罗斯、圣马力诺、塞尔维亚、斯洛伐克、斯洛文尼亚、西班牙、瑞典、瑞士、乌克兰、英国。
4.北中美洲国家/地区
安提瓜和巴布达、巴哈马、巴巴多斯、伯利兹、加拿大、哥斯达黎加、多米尼克、多米尼加、萨尔瓦多、格林纳达、危地马拉、洪都拉斯、牙买加、墨西哥、尼加拉瓜、巴拿马、圣基茨和尼维斯、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、特立尼达和多巴哥、美国。
5.南美洲国家/地区
阿根廷、玻利维亚、巴西、智利、哥伦比亚、厄瓜多尔、圭亚那、巴拉圭、秘鲁、苏里南、乌拉圭、委内瑞拉。
6.澳洲国家/地区
澳大利亚、库克群岛、斐济、马绍尔群岛、新西兰、纽埃、帕劳、萨摩亚、汤加、瓦努阿图。
三、哪些人群适合做海牙认证？
适合做海牙认证的人群包括留学和工作的人群、国际贸易和合作的专业人士、需要在多个国家开展业务的人等。
1.留学和工作的人群
留学和工作的人群需要办理海牙认证，以确保他们的学历、工作经历和其他相关文件得到认可和认证。特别适合拿海外单证的硕博毕业生，海外单证硕博文凭不能做中留服认证，但可以办理海牙认证，认证后能在签署《海牙公约》的125个国家或者地区使用，是完全被认可的。
2.国际贸易和合作的专业人士
国际贸易和合作的专业人士需要办理海牙认证，以确保他们提供的文件和资料的真实性和合法性。例如外贸出口业，如果一个公司在国外签订了合同或协议，大多数的文件如产品授权书、ISO/EC证书、销售证书、公司资质(如营业执照、税务登记证)等，他需要将这些材料进行海牙认证，以确保该合同或协议在其他国家得到认可和执行。
3.需要在多个国家开展业务的人
需要在多个国家开展业务的人需要办理海牙认证，以确保他们的商业文件和资料得到其他国家的认可和认证。例如，如果一个人在多个国家拥有资产或开展业务，他需要将其相关文件进行海牙认证，以确保这些文件在其他国家得到认可和保护。
四、海牙认证的范围和适用情形？
商事文件及民事文件均可用于海牙认证：
商事文件
注册证书、协议书、合同书、授权书、声明书、证明书、委派书、商标证书、自由销售证书、产品证书、公司章程、法人资格、股东信息以及其他公司的相关文件等。
适用情形：
中国公司在海外投资注册公司、注册商标或贸易往来过程中，往往需要对公司注册证书、银行资信证明、董事股东名册、发票、原产地证等文件办理海牙认证，使跨境文书的法律效力不受影响，在他国合法使用。
民事文件
结婚证、离婚证、出生证、房产证、亲属关系、未婚证明、死亡证明、工作经历、遗嘱、成绩单、单身证明、寄养/领养委托书、学历证书、无犯罪记录证明、绿卡、护照、驾照、职业资格证书、医学证明等。
适用情形：
中国公民要去他国留学、工作或移民时，经常涉及到需要对无犯罪记录证明、出生证明、学位证书/学历证书、结婚证明等文件办理海牙认证，使文书被他国政府接受并在该国家合法使用。
五、海牙认证和领事认证的区别？
海牙认证一般只需经过外交部或高等法院的认证即可，认证过程更为简洁；而领事认证在经过外交部或高等法院的认证后还需要经过领事馆的认证才可以。
海牙认证可以在所有海牙成员国中使用，而领事认证只能在办理的目的国一个国家使用，其他国家并不承认这份领事认证。
海牙认证只适用于海牙成员国之间，尚未加入海牙成员国的国家必须经过领事认证，文书才能被政府机构认可。
常见的词如使馆认证、领事认证、使馆加签，可以简单地理解为同一表面意思。
六、海牙认证的基本流程如何？
海牙认证的基本流程包括：
1.确定认证文件及证词要求
申请人需要确定需要办理海牙认证的文件类型，以及证词要求。
2.寻找认证机构
申请人可以选择当地的公证处、律师事务所以及国际组织如世界知识产权组织（WIPO）等作为认证机构。
3.提交申请
向认证机构提交申请时，申请人需要提供相关文件和身份证明。
4.公证过程
公证机构或公证员将对申请文书进行审核，并在文书上加盖公证印章。在公证过程中，申请人可能需要提供申请文书原件或扫描件以及自己的护照扫描件。
5.办理海牙认证
在完成公证之后，申请人需要将公证文书提交给所在国家的海牙认证办公室进行认证。
6.邮寄文件
完成海牙认证后，认证机构会将认证好的文件邮寄给申请人。
在复杂的海外公证认证流程中，繁琐的手续与多样化的认证要求常常令客户感到困惑，稍有不慎便可能导致文件认证失败甚至无效，进而影响重要事项推进，凭借多年在跨境领域的深厚积累，孚锐商务可提供海牙认证代办服务，全程线上办理，致力于为客户打造高效、优质的认证服务体验，如有需求欢迎联系。由于中国大陆海牙认证流程相对复杂，且通常需要亲自到场办理，根据文件类型不同，目前孚锐商务常办理的海牙认证包括香港海牙认证、新加坡海牙认证以及美国海牙认证等。
七、海牙认证办理周期需要多久？
办理海牙认证的时间通常在5-8个工作日左右，根据不同业务、国家可能会有所不同。比如，新加坡海牙认证在5个工作日，新西兰学历和成绩单的海牙认证办理时间是2-3周左右，德国的海牙认证时间相对较长，通常在10到15个工作日左右。
海牙认证作为国际间简化文件认证流程的重要机制，对于跨国商业活动和民事事务的顺利开展具有不可忽视的作用。如果您在海外公司注册、人事雇佣、财税维护以及公证认证等方面有相关需求，欢迎联系孚锐商务。
