外贸人的日常工作离不开邮件，但关于邮件的几个“知识”你知道吗？
英文邮件错误发送后，如何纠正
写邮件有时候忘记检查了，直接发送了，突然发现有些地方弄错了，如拼写错误、数字弄错了，附件发错了，发件人写错了，这时候得要重新发一封邮件过去纠正，这种邮件怎么写呢？
中文直接说“以这封邮件为准”就搞定，我们首先说说英文怎么翻译“以…...为准”？
其实英文里并不存在完全一对一的翻译，因为“以…为准”是中文特色的表达，英文只能意译，在不同语境里的翻译不同。
首先，一定要有的一句话是：
Please disregard my previous email.
请忽略我上一封邮件。
然后写原因：
as I made some mistakes regarding …
因为…...地方有些错误......
然后告诉对方：
This email is the corrected one. /
The corrected information is below.
正确邮件如下。
如果你要强调“请参照此封邮件”可以说：
Please go to / refer to this email for the correct information instead.
以下是老外的一些范文，供参考：
Please disregard my previous email as it was sent prematurely without being finished. Please refer to this one instead.
I made the mistake of clicking send before finishing the email, so please disregard the previous one. Sorry for the confusion!
Sorry, I pressed the "send" before correcting typos. The corrected message is the following :
最后，纠正邮件后，一定一定要注意的是，主题也要做相应的修改。
因为两份邮件的主题是一样的，收件人可能看了第一封邮件后就忽略了第二封邮件，所以第二封邮件一定要在主题里做标识，提醒收件人这是一封纠正邮件。
可以在主题后面用小括号标注：
（corrected version for ）
（corrected information）
年轻老外：写邮件不讲武德
作为第二语言学习者，我们写英语会按照要求的格式来写，老一辈的老外基本也是按照这种规范来，但据我观察，年轻一代英语母语者由于偷懒，会犯以下规范性错误。大多数是因为直接说出来并不需要顾及这些符号，所以能省则省。
1. 所有的合成词从不用连字符，直接用空格略过。
这是最令人困惑的地方，如果不熟悉这种写法，会发现句子结构混乱，不知道凭空出现的动词是怎么回事，如：
get your buy in / my take away / some take home thoughts
2. 所有格符号（就是单引号'）常常偷懒省略，如：
Its going to rain / todays newspaper / 5 years experience
3. 首字母缩写词常常忘记里面已经包含的名词，如：
ATM machine（M已经是machine）
PIN number（N已经是number）
GPS system（S已经是system）
LCD display（D已经是display）
4. 落款的姓名不大写，据说是因为小写更加活泼轻松一些。如：
peter lewis
5. me和 I 分不清。比如奥巴马就说过：
This is a very personal decision for Michelle and I.
6. 还有时间，不写冒号。比如：
200p是指2:00 pm。
刚开始不明白，通知我开会差点错过。有些客户的订单数量是10.000pcs，一开始我以为是10pcs，原来是10,000pcs。
求你：别在邮件里写word、excel、ppt
在中文习惯里，我们常常把word文件叫word，excel文件叫excel，ppt文件叫ppt。但英语里，你可千万别这样说。
第一，因为word只是一个做word文档的软件，excel只是做excel工作表的软件，PPT也只是做PPT演示文稿的软件。你不能用这个软件名来代替这个软件生成的文件。
其二，如果你直接说WORD, EXCEL, PPT，你叫苹果用户情何以堪，因为苹果也有自己的办公套件叫iWorks，分别叫Pages（文字处理）, Numbers（表格）, Keynotes（幻灯片）。
那么在英文邮件中这几个怎么表述？
WORD文档叫 document。
如果是微软的就叫word document，苹果的 pages document。这里要说明一下，此处的document是狭义的document，特指文字处理软件生成的document，实际上还有广义的document，后面再详细说。
EXCEL工作表叫spreadsheet。
大家可能熟悉sheet是表，但看到spreadsheet就突然不知道是什么了，因为不明白spread是何意，也不知道为什么要有这个词。
这里的spread是“展开”的意思，区别于“折叠”，这来源于电子表格还没有发明的年代，那时会计记账本会把左右两页拼起来作为一整页来记账，这就是spread，不是fold，这样的表就叫spreadsheet。
进入电子表格时代，所有的数据都在一张表上铺开了，就更不用记录在多张表里一页一页去翻了，所以就继续叫spreadsheet。
PPT演示文稿叫presentation。
就是用来“演示”的。如果是微软的就叫powerpoint presentation，苹果的叫keynote presentation。这两个名字都取得挺好。
powerpoint -> make your point powerful
keynote -> the central idea of a book, a speech, etc.
还可以叫deck，还有叫slides的，就是“幻灯片”。
最后来说一下document这个词的狭义和广义的意思。
狭义上document是指由文字处理软件如Word, Pages生成的文档，是以文字为主的文件。
广义上，所有用来记录信息（供人参考）的文件都叫document，所以docx、xlsx、 pptx、pdf文件都可以叫document，甚至连jpg、png等图片都可以叫document。
那document 和 file有什么区别呢？
file是用来存档的，从它的动词file（把......归档）就可以看出来。电脑硬盘里的任何文件，都叫file，因为它们是“存”在硬盘里。
但电脑上不是所有的file都叫document，只有记录信息供人读取的file才叫document，而你的软件（以exe结尾）就不是document，只能是executable file（可执行文件）。
file是用来存档的。
document是用来记录信息的。
你和客户说，附件是......可以有以下两种说法，都没错。
The atttached file is ...
The attached document is ...
