经常有同事来电，说是报关时海关要求提供情况说明，问我有没有固定模版，能不能提供一份给客户作参考。其实一开始我都是婉拒的，因为第一我要考虑一下，看是碰到什么报关问题，不能随便给一份不合适的模版，客户乱填一通，“咣”一下，海关老师看了觉得解释不清，再补充，就证明前面的模版是不适合的。
结合平时工作，我觉得很多客户在写情况说明时，容易进入以下误区：
1、啰嗦唐僧型
比如：我司是美国外商在上海成立的独资公司，公司成立于1997年，注册资本8000万美元，专业制造人工智能设备二十年，不断抢抓机遇，超尘脱新，锐意进取，现已成为最具规模化，现代化，专业化的超大型跨国企业……此处省略一万字。
原因分析：客观地看，这类企业出发点也算善意的，是想表明该企业合法经营，专业生产某类产品，不会为谋利而偷税骗税，只是辛苦了海关老师要看上半天文字，才阅读到实质的解释内容，海关平时审单量很大，时间紧张，企业只要简明扼要地介绍经营单位名称和报关单位名称则可。
2、牛头不对马嘴型
比如：海关要求企业对设备的工作原理解释一下，结果企业却对设备的组成结构里大费周章，写了一大堆，几乎不涉及到具体工作原理，海关老师看了费劲不说，还云里雾里，搞不清楚该设备的是如何工作，有何功能，也就无法认定其归类了。
原因分析：这种错误其实很常见，主要还是企业没有搞清楚结构原理与组成结构相辅相成的关系，工作原理本身会涉及到具体每个零部件工作的描述，而结构原理的每个零部件轮流完成的工作组合起来就是整套设备的工作原理，企业如果能够在结构原理的基础上进一步把每个零部件如何配合工作，以完成整套设备的工作流程，那就几乎离判断设备归类不远了。
3、自相矛盾型
比如：海关要求某企业补充说明某化学品的成分含量及各成分作用，该企业后来提供的情况说明的成分含量描述并不包含某个成分，但在描述该产品功能用途时却反复出现某个关键成分，给人感觉上下描述不一致，甚至有些企业在多次提供情况说明时，存在后一份情况说明推翻前一份情况说明的奇怪现象，这在通关环节是比较忌讳的，由于前后的解释自相矛盾，则海关不知道是选择相信前者还是相信后者。
原因分析：造成自相矛盾原因主要还是部分企业对通关业务不严肃、不重视造成的，认为只要随便写点东西给海关应付下就可以了。但对海关来说，每份情况都是企业官方解释，都有可能作为后续稽查的证据，一旦提交给海关，企业需承担诚信和法律责任，严重时会影响信用等级。
那么，应该如何撰写一份比较清晰合理得体的情况说明呢？结合平时关务经验，以最常见的商品资料情况说明为例，我觉得应按以下思路撰写。
（黑色字部分为模板固定格式，红色字部分为企业撰写情况说明时的提示信息，或需要在情况说明的每个部分填充的具体内容）
1、标题
情况说明（注：如无特殊要求，都是该通用标题）
2、抬头称谓
致×××海关（注：抬头称谓应是对所涉进出口货物实施监管的海关名称，例如：浦江海关，外港海关，洋山海关，吴淞海关，机场海关，如果实在分不清那么多的口岸称呼，就直接写“致上海海关”。）
3、正文
我司×××（此处填写企业名称）此次委托×××（此处填写报关单位）于20××年×月×日向贵关申报进（出）口一票货物。
进（出）口的报关单号为：×××。
船名航次为：×××/×××。
提运单号为：×××。
（注：以上是表明进出口企业、报关单位和海关三者之间的业务关系，以及报关单所载有的最基本的信息，以供海关搜索原始报关数据用。）
原报关单申报内容为：
G1：商品品名：×××。
G1：商品编号：×××。
G1：申报要素：×××︳×××︳××××××︳……，或者其他申报内容。
（注：提供原报关申报内容，供海关审核是否申报准确，后续还用于对比最新申报的内容。）
经海关查验发现，该商品实际为：××××××，或者
现经我司重新组织业务人员研究后，发现该商品实际为：××××××。具体如下：
结构组成（各零部件名称）：×××；工作原理（各零部件配合工作）：×××；功能用途（设备最终具有功能和作用）：×××；成分含量（成分+百分比）：×××；性能指标（各种外观，参数，技术特征等）：×××；实物图片（零件、整机、加工对象等）：×××等。
（注：该部分为转折内容，主要阐述实际商品资料，不管是结构组成、工作原理、功能用途还是技术参数，只要是与原申报内容不符合的，都要如实写清。该部分内容建议由企业负责生产或技术咨询的专门人员和关务人员共同合作撰写，力求有针对性，逻辑合理，真实有效，避免主题不明，前后矛盾，描述不清，海关最终凭此来认定企业是否有申报不实的情况。）
我司认为该G1商品正确的申报内容为：
G1：商品品名：×××。或者
G1：商品编号：×××。或者
G1：申报要素：×××︳×××︳××××××︳……，或者其他申报内容。
（注：该部分为企业根据前面产生质疑并经内部调查研究后的自我认定，并以此作为重新申报的依据，而海关将根据相应的法律法规对企业提交的情况资料进行重新审核，并做出是否接受企业自我认定的处理决定。）
经我司研究分析得知，造成此次申报不实主要因为操作人员缺少经验，对产品认识不足……等；
（注：企业应主动调查造成此次申报不实是否为客观原因，避免海关认定企业带有主观意图，从而引起行政处罚或调查缉私。）
现我司高度重视此次申报错误，并从中吸取深刻教训，今后严格加强员工管理，认真学习报关知识，提供申报技能，杜绝类似错误发生。
（注：在事实面前，承认错误是必须的。）
现向海关申请×××，恳请贵关给予批准办理为盼。
（注：根据不同的错误内容，向海关申请办理不同的海关事务。）
由此给贵关带来不必要的麻烦，深表歉意，再次感谢！
（注：客套语句，表明态度诚恳。）
4、结尾落款
×××有限公司
×年×月×日
（注：结尾处的落款应为商品实际进出口的企业名称，或者提出申请办理海关事务的单位名称。）
总而言之，信息完整，资料齐全并且简单明了的情况说明，可以给海关审核工作带来方便，可以提高海关业务现场的通关效率，从而节约企业的时间成本和降低通关风险。
你学会了吗？
