我国为了遏制骗取出口退税等涉税违法犯罪行为，负责退税的税务机关，须对有疑点的出口货物的真实性进行审核，函调是最为常见的处理办法。国家税务总局根据骗取出口退税活动的特点，制定了《出口货物退税函调管理办法》，由出口退税部门向出口企业的供货商所属税务机关发函，调查其是否有偷逃税款等违法行为。
通俗来讲，函调主要是指申报退税所在地的税务局向出口企业的供货商所属税务机关发函，来征询所有货物流、资金流，还有纳税情况等等的真实性；而接收函件的税务机关也会根据实际核查，进行回复，协助发函方审核，函调的实质是国家防范骗税的一种手段。
在实践当中，出口企业很容易会落入到一些因为上游供应商的资质问题而带来的退税风险，被相关监管部门处罚。申请退税企业的主管税务机关通过函调的方式，请求上游生产企业的主管税务机关，对企业的货物生产、运输、交易等环节进行调查并复函。
在正常情况下，一个出口企业每年会被函调一次。如果税局认为风险较高的企业，也有可能会多次函调。第一次申请出口退税的外贸企业都会收到函调，主要是因为税务员对该企业的资料存在许多疑点，后期补足信息就可以了。
出口退税过程中，以下情形比较容易触发税务函调：
1、从同一供货企业购进商品的出口业务，连续6个月累计申报退税额超过50万元，且同时符合下列三个条件：
出口企业为一般风险出口企业。
供货企业一般风险级别为二级以上。
出口商品一般风险级别为三级以上。
2、从新增供货企业购进一般风险商品，自首次申报之日起连续6个月内，累计申报退税额超过50万元的。
3、出口一般风险商品，本月申报的退税额超过50万元且环比增幅超过100%的。
4、跨商品大类出口一般风险商品，连续6个月累计申报退税额达到50万元以上的出口企业，从同一供货企业购进一般风险商品累计退税额超过10万元的。
5、外贸综合服务企业申报代办退税的，委托其代办退税的生产企业出口商品跨大类的。
6、税务总局规定的其他企业。
委托代办退税的生产企业视同外贸综合服务企业的供货企业，符合上述条件的，也是发函调查的对象。
另外，出口企业的商品出口定价也要维持在合适的价格，进价、单价和出口数量变化不能太大，不然就会导致收汇业务异常，从而引发退税函调。
出口退税函调是出口交易的正常现象，只要出口企业的外贸交易正常合法并且资料齐全的，就可以不用太担心函调的问题，税务机关会专门到出口企业的供应商那里上门查看，出口企业只需要让供应商准备好材料就行了，只要供应商生产能力过关，且出口企业和供应商之间是真实交易就可以了，就是退税时等的时间要长一点而已。
出口企业也可以聘请专业的财务工作人员，来做好出口单证和申请退税的活儿，能够尽可能地减少函调，并且早日实现资金回笼。
