报价单，要这样做才专业！

我们先来看看专业的报价单具有的意义和作用。







报价单是商业行为文件，包括报价单的头部、产品基本资料、产品技术参数、价格条款、数量条款、支付条、质量条款、交货期条款、品牌条款、原产地条款、报价单附注的其他资料等，它作为供应商给客户的报价载体，经常被用于回复客户询盘。所以，报价单的是作为价格来往的媒介，它已经远远超越其字面的意义，它间接关系到客户对你的专业度印象以及对你公司的专业度印象，对你和你的公司都有着深刻的作用——能够帮供应商说话。






主要体现在下边几方面：



一是提供详细、规范的产品信息。客户来询盘，请给我报价某某产品，但是对于我们却绝对不能仅仅是在邮件里报个价这么简单，还要将产品的图片型号尺寸包装付款方式等等在报价单中体现，这些信息细致全面，一目了然，才能对客户有吸引力。



二是方便客户统计和汇总资料。客户会对来自不同供应商的报价单进行比较筛选并选择入围的目标对象，并将结果递交给做有权做最终选择和决定的人，如果你的报价单下载下来就可以用，那么你被选中并且被传阅的概率就大大提高了。



三是方便客户归档，作为备忘再次使用。好的报价单不一定在第一轮采购中获得青睐（别人可能做得比你好），但是只要你呗客户选中并归档成为备忘的目标，那么你可能在接下来的采购中成为客户联系的对象。






外贸报价单的样式有这几种：



一、图片式报价单
这个是目前大家常用的报价方式也是我重点推荐的，其实就是将产品图片、产品名称，型号，价格，包装、交货期等重要内容都放在一起，让客户在看到产品图片时也同时看到价格，价格和产品图片对应在一起，相信肯定能给客户留下深刻印象。新人刚开始接触外贸，可以先从这个样式入手。



二、对比式报价单
这里讲对比，分两个方面：一是将本公司的相同产品不同时期的价格或者不同产品的价格做个对比，给客户多样的选择，以便留住客户。二是将本公司的报价和其他公司的报价放在一起，让客人进行比较，但一定要选对参照公司，最好选择本行业的龙头企业进行参照，再根据自己公司的产品质量和市场定位制定自己的价格。这个要求大家对产品的市场情况非常熟悉，一般是外贸有经验者用的报价样式。



三、分析式报价单
这种报价样式要求你给客户的不仅是报价，还有关于产品的一些分析，比如说：国外市场标准、所需证书、淡季旺季，主要用来开发新的市场领域，带有劝诫客户接受自己产品的暗示，所以不适合新手，一般是外贸老鸟给老客户偶尔使用的报价样式。



四、分割式报价单


举个例子：HUAWEI P9 (Net price): $599 FOB Shenzhen
Above price including all following items:
1. Charge: 价格
2. Leica canera：价格
3. Travel charge: 价格
4. Ear charge: 价格
5. Leather pouch: 价格
6. Hands free kit: 价格
7. Micro SD & 8GB Memory Card: 价格
8. Bluetooth Headset: 价格



这就是分割式报价单，将价格组成写清楚，让客户一目了然。这种报价样式适合于开发新客户，一般在第一次报价之后客户抱怨价格贵了再次报价时使用。不推荐第一次报价时使用，工作量太大了，没经验的新人慎用。



新人在做报价单之前，一般需要在报价前做好充分的准备，首先，要认真分析客户的购买意愿，了解他们的真正需求；其次，作好市场调研工作，了解市场最新动态及市场趋势的分析和预测，然后再确定以何种样式来做报价单，我们现在以图片式报价单为例，说说在制作报价单时应该注意的内容：







1.在回复客户的邮件正文里放上一些关键内容，例如产品符合客户市场、公司的优势、产品卖点或总价格等，这些都是引子，让客户有打开报价单的兴趣。



2. 报价单的命名可以是公司名称加产品名称，保证客户到时候能够知道这份报价单是什么产品的报价单，来自于哪个公司。



3.在报价单里抬头部分，公司的信息，包括公司的名称，LOGO，这个要有的，LOGO就是一个公司形象的标志，也是对一个卖家专业度的展现。一个国外的采购商每天会收到上百封的供应商的报价，甚至有些中间商还会把供应商的报价单拿给他的下家去看，LOGO会加深买家对您公司的印象，也会给报价单整体的专业度加分。另外，也要加入自己的公司电话，传真，邮箱，以及公司的一些理念，口号，这是用来提升形象的一种方法。



4.如果允许，可以在此部分做公司简介，突出优势，例如专业生产多少年，拿到过那些认证等等，把公司办公室的图片，工厂的图片，车间的图片都放上。当然凡是出现图片的都要打上水印。



5.TO: WHO这个报价单是为谁准备的？一定要在报价单中体现买家的公司名称、联系人的姓名、电话,这是对买家的尊重。同时，加上报价单制作时间和有效期等信息，这些都是便于客户汇总整理的信息，也方便于日后自己对已经报价客户通过报价单管理。



6.制作报价表格，介绍产品。一般是在excel表格里制作，当然，也可以在word文档里边，表格的大小形状等参数要参考产品的图片而定，然后将每一产品的图片都按循序穿插好，根据图片对应产品的价格分别标注清楚，主要说明产品的名称，规格（材料、形状、大小、重量、尺寸、颜色等），包装，认证或者其他备注信息等。



7.加入案例产品的描述，假如客户要了你介绍产品里边的几款产品，那么你要对其中一款产品的包装，认证，具体参数，优势，标准，成分，用途等描述清楚，给客户有个参考，其他的产品大概情况也是这样。



8.产品卖点，比如你可以告诉客户，你的产品为什么值这个钱。重点突出优于竞品中的优点，最常见的是产品优势，服务优势，利润优势或感情优势。



9.结尾部分一般是对公司产品打样费用打样时间，交货期，运输方式，交易条例，付款方式，装箱量等等情况进行补充说明。这里特别要强调——报价有效期，很多时候被忽略了，但产品的成本会受原材料，人工等很多因素的影响，当初的报价现在再来做很可能要亏本，这时如果没有约定一个报价有效期的话，很容易使我们陷入被动地位。






制作专业报价单，几大要点一定要注意：






1.报价单要图文并茂
给客户报价时一定谨记,客户永远都是懒惰的，所以企业的报价单一定要让客户一眼就知道这是什么产品，价格是多少。都知道，图片的“吸睛”效果超过文字，并且图片更加形象，更加具体，报价单最好能够图文并茂，更好地吸引客户眼球。因此，学点photoshop作图技巧还是不错的（不会的可以交流，我会点，所以我对图片要求比较严格），可以在快速的时间内按照要求修改好图片。



2.提供至少两种格式的报价单。
第一种为excel表格（word文档）形式的，这是供客户修改使用的，但是由于office办公软件版本的差别，可能打不开，所以还需提供一个pdf版本。pdf版比较正规，是标准的文书，要是有可能，最好再提供一个图片版，万一客户即打不开excel，又没有pdf浏览器，就要寄希望于这张图片了。无论提供的什么文件格式，发之前必须预览，保证客户拿到手可以直接打印使用，在邮件最后部分写上：详细报价资料请参见附件中的文件，我提供了几种格式，excel/word，PDF，JPRG，视您的电脑软件情况选择最合适的格式，而且我都已经排好版，您可以直接下载打印使用。



3.控制报价单的大小。
大多数外贸企业都有自己的企业邮箱，但是这些企业邮箱的容量一般不会很大，如果报价单太大的话，很有可能还没有到客户的邮箱就被退回来了。即使客户使用的是Gmail、Yahoo等无限容量的公共邮箱，也要控制附件的大小，因为下载比较耗时间。总之，一句话就是超过2MB的附件，千万不能直接用Email直接发送。



4.要注意细节问题。
“细节决定成败”，外贸企业报价的时候更是要把关细节，报价的有效期，报价是否含税，报价是否包含相关辅料配件等等都是需要重点关注的细节问题，特别是专业术语，那些缩写的词汇，比如价格术语，你报的是一种什么价格，FOB or CIF or CNF？这个可不能含糊，我自己就在这方面吃过亏，所以细节都要了解清楚后多做检查。



5.注意排版布局。
报价单整体排版要求简约整齐，表格的使用注意划分功能区域，格式字体要协调；内容方面要简单易懂，不求卖弄英文语法能力，注意好分段，不要出现很多文字一大段的情况，用不同的颜色文字标记不同的重点，加上图片，图文交叉，可以做出一个非常漂亮的报价文件。