写开发信易犯的10个错误

5）喜欢用奇奇怪怪的字体。很多人为了追求醒目，
总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。
经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，
除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：
Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。
一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，
别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。
一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，
或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下：
Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.Thanks.Rio
这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，
必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候
，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。


6）主动语态用得太多。 英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，
I之类的人称的。相反要多用被动语态。
比如说，我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow.
这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：
Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态，人称就没有了。


7）经常会问一些毫无意义的话。 比如Do you want our products？这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。
如果客人说No，你怎么回复？那就没下文了哦。而且本身你是去推销的，
你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，
等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。
还有诸如Do you interested in our products? Are you sourcing for *****?
How is your business recently? Would you like to cooperate with us?
这些都是毫无意义的话。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你
的优势在那里。只要清楚表述出这3点，就完全足够了。其他的东西可以以后慢慢谈


8）喜欢用附件和图片。附件和图片并不是不好，
但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片
，很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用 报价单，或者打包很多产品图片，
或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。
只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入 报价单或者图片了。


第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。
即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，
最好是直接在邮件里写明。我一般会这样写：Item: Solar lantern with soft handle
Model No.: HBC-294847/KTDescription:........
.........(把详细的规格写清楚)Package: color boxMOQ: 1,000pcsPcs/ctn: 20 pcs/ctnCtn
size: 50*40*60cmGW/NW: 20kg/18kgQ'ty/20': ....pcs; Q'ty/40: ...pcsLoading
port: ShenzhenPayment terms: T/T, L/C, D/P, etc.Valid time: 60 daysFOB Shenzhen: USD2.
39/pcCIF Valencia: USD2.45/pc
以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，
然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。这样做的好处是，
避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。
如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，
但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，
你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，
就会把它转给别的 供应商报价。


9）喜欢插入URL链接。< /strong>很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，
或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，
第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。


10）语气过于生硬。其实邮件本身是比较死板的，
在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者 电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲，
客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里
，是不是略微生硬了一点点呢？如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句，
加上could, help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么
？ 所以"please, help, kindly, could, thank you,
appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。


所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误，当然也不排除一些老 业务员也有有1-2个问题。
朋友们可以自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯的，
或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一个问题都不会有，
那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也请您有空的话在这里多指点一下大家，
让各位朋友也包括我多学习学习。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家的指正。