据不完全统计，外贸人在与客户的首次沟通中就达成交易的概率只有5%左右，而剩下的95%都是通过后续的跟进逐渐达成的。由此可见，跟进客户对于外贸人促进业务有着举足轻重的作用，如何有效跟进客户是每个外贸业务员的必修课。
那么，如何更好地把握跟进目标客户从而最终促成订单的生成？今天，我们来探讨一下这个问题。
1、读3遍以上邮件再回复
一定要真正了解客户的需求或喜好，对症下药，不要客户问此你回答彼，那客户大概率不可能再来找你。这个不难理解，客户一天收到那么多邮件，你连他要什么和想知道什么都没看清楚，他也不可能有耐心再给你解释，客户一定是更愿意和更懂他的那个人沟通交流，当你还在疑虑客户怎么不回复你，也许这个时间里客户已经和其他人建立联系甚至已经完成采购了。所以，回复之前先读3遍邮件，弄清楚客户需求，再回复。
2、邮件必须当天回复
当我们收到客户邮件时，一定要注意及时回复，紧急邮件先处理，在线消息要秒回，要让客户知道你的办事效率，感受到你对他的尊重。另一方面，货比三家是常态，客户一般也都是广撒网，你慢一步回复邮件，可能别人就捷足先登了。
所以，建议邮件必须当天回复。当然，响应迅速并不代表不经大脑，在回复之前，首先要对邮件内容进行分析，其中提到的内容，务必一个不落地回答，没有提到的一些基本信息，也可以结合情况适当体现。
如果问题比较复杂，需要多方配合而无法当天回复的，一定要回复客户“邮件收到，正在处理中”，让客户知道你马上跟进处理的态度。另外，处理事情的时间绝对不可以超过3天，最好在48小时以内再次回复客户事情进展情况。
3、对外贸客户进行价值分类
对于外贸人员来说，遵循二八定律，要学会区分大小客户。在维护的时候，重要的客户就要花费大量的精力来维护，而不能提供更大价值的客户就要懂得分配好精力。同时也要整理客户档案，重要客户维护好，要懂得找到需求切入口。
4、和客户沟通时要措辞简洁
这是对外贸业务员最基本的要求，尽量不要用很多语法的大长句子，因为读着也很累，尽量用简洁的话直接表达出完整意思就可以了，不需要太多华丽的辞藻，更不需要去秀你的英语水平。毕竟客户每天要处理海量邮件，他只会在你的邮件上花费10秒的时间，如果还没看出重点，说不定就放弃了。
5、遇到客诉多协商，尽快出解决方案
一般收到客诉了，可以遵循五步走法则。第一步：倾听并回应客诉的邮件；第二步：道歉并寻求客户的配合；第三步：调查了解真实原因（落实真正原因）；第四步：提出解决方案；第五步：再次跟踪实际解决效果。
6、认真接受客户反馈并不断改善
有时候客户会发送有关产品和服务的反馈邮件，记得要马上改进，因为这很有可能涉及公司的利益。当外贸人根据客户的要求改进和提升了服务，也不要忘了给客户发邮件告知他们。这样做既有利于获得客户的认可，提升竞争力，还可以增进与客户之间的关系，有利于加强客户忠诚度。
7、跟客户想办法建立联系
外贸人还要跟客户建立起沟通的桥梁，日常跟进的内容可以包括：产品——新的、热销的、产品的变更通知升级、产品规划、价格更新等；公司信息——实力证明、优势和支持、公司规划、行业状况和实操信息等；公司新闻——例如搬办公室、活动、参加展会等；市场数据信息——季度年度方案销售数据统计、市场供货信息、产品趋势等；情感营销——节日问候、了解客户的兴趣爱好聊客户感兴趣的话题等。
以上是高效跟进客户的一些简单步骤，在跟进客户的时候也不要忘了要注意礼貌和语言表达，灵活选择跟进方式，尽量多聊一些客户关心的问题，耐心与细心终将赢得客户。
