在对外贸易工作中，邮件沟通至关重要。然而，许多外贸人在撰写邮件时会犯一些常见错误，这些错误可能会影响业务沟通效果。
1、邮件内容过长
客户每天收到大量邮件，时间有限。
邮件中包含过多无关信息，重点不突出，客户难以快速抓取关键信息，浪费对方时间。一般西欧客户处理一封邮件仅需 2 - 3 秒，因此要确保邮件内容简洁明了，避免长篇大论。
2、主题不明确
主题模糊或过于笼统，如 “Regarding our business”，无法让收件人快速知晓邮件核心内容。要在简短语句中回答 “我们是谁？我们为什么联系你？我们想给你带来什么？” 这三个问题。
3、称呼不当
未准确使用客户的姓名、职位称呼，或使用过于随意的称呼，如 “Hi, guys”，显得不够尊重。
4、炫耀英文水平
商务邮件与英语考试有着本质区别，其应遵循 KISS 原则，即保持简短且简易。在撰写过程中，需运用简洁的词汇以及明快的句型精准地传达内容，极力避免冷僻词汇及复杂句式的运用，如此方能确保客户能够轻松理解邮件主旨与要义。
5、格式不规范
邮件缺乏清晰的段落结构，长篇大论无小标题或分段，或字体、字号、颜色使用混乱，影响阅读体验。商务邮件在格式方面需注重字体的协调统一。通常而言，应选用黑色或蓝色等符合大众审美的字体类型。若过度地运用夸张的字体、鲜艳的颜色或奇特的样式，将会致使邮件呈现出不专业的观感，进而对收件人的阅读体验产生不良影响。
6、语法与拼写错误
这是最基础却常见的问题，例如 “your” 写成 “you’re”，“affect” 和 “effect” 混淆等，会让客户质疑发件人的专业度。
7、邮件附件问题
添加过大附件导致发送失败或未在正文中对附件内容进行说明，让客户一头雾水。
在初次发送开发信时，若贸然添加附件，极有可能导致邮件被国外服务器拦截，抑或被识别为垃圾邮件。建议尽量采用纯文本格式或者 Mail Group 模式来构建开发信内容。倘若有需要额外添加的相关内容，则可在收到客户回复之后再行操作。
8、语气生硬
全程使用命令式口吻，缺少礼貌用语，像 “Send the file to me.” 而不是 “Could you please send the file to me?”
9、忽视文化差异
使用对方文化中可能禁忌或不理解的词汇、表达或图片，容易造成误解。
10、回复不及时
对于客户的询问或邮件，拖延很久才回复，可能导致业务机会流失。在外贸业务中，及时回复体现了对客户的重视和公司的高效运作。
