2024年步入尾声，新财年即将到来。眼下，众多企业正在着手准备：本年度财务记录的严格审查，并处理税务报告，以便为即将到来的财年打下坚实的基础。为了确保新旧财年的平稳过渡，外贸企业财务方面需要做好以下准备工作：
1、应收账款管理提醒
有效跟踪未结应收账款对于确保平稳过渡至新财年至关重要。请确保您已经向客户发送了所有待支付的发票，并与您的团队及客户明确最终付款期限，以便及时收回所有的未结款项。对于逾期未付的发票，通过Zoho Books财务软件的自动提醒功能会更加方便、快捷。
以下是一些促进客户及时支付并回收欠款的策略：
根据客户支付的可能性对未付发票进行分类管理。
通过群发邮件的方式，向客户发送提醒通知。
考虑提供一定的折扣或灵活的支付计划，以鼓励客户结清欠款。
2、核销坏账
偶尔，您可能会遇到款项无法按时到账的情况。这会影响您的记账流程，还可能导致坏账的情况。借助Zoho Books财务软件，您可以从账龄明细报告来识别所有逾期的款项，筛选出超过六个月仍未支付的款项，并向这些客户发送最后的提醒通知。如果依然没有收到回应，那么您可能需要考虑将这些款项作为坏账进行核销。这样，该金额才会从您的应收账款总额中扣除。
3、应付账款管理策略
为了高效管理您的财务流程，请确保您及时且准确地记录所有供应商账单。对于来自小型企业的供应商账单，您应及时支付，这样可以避免不必要的罚款和额外的税务负担。如果您已经为保险等服务预付了费用，请记得在您的账目中进行相应的调整，把这部分的费用转为资产。同时，为您的业务支出设立独立的记录体系，可以简化税务处理和减免流程的工作。
对于拥有固定资产的企业，考虑折旧费用是财务管理中的一个重要环节。此外，对于已预付但尚未收到商品或服务的款项，您应保持持续跟踪，以确保资金的及时回收。
4、库存评估
为确保库存估值的精确性，请确保库存数量与财务记录完全匹配。Zoho Books的报表标签功能在此过程中扮演着关键角色，它们作为标识符，帮助您在报表中分类和筛选数据。如果没有这些标签的帮助，依赖手动方法可能导致记录不一致和物品错位。
在启动企业的库存跟踪工作时，请为您的商品分配准确的报表标签。这不仅可以提高库存跟踪的准确性，还有助于简化整个流程。对于销售商品的企业而言，在进行库存盘点前，应及时处理所有不可销售的商品，以提高盘点效率。同时，也不可忽视对滞销商品的盘点，这有助于加快整体库存评估，从而确保库存管理的高效性和准确性。
5、银行对账
Zoho Books能够链接企业的银行和信用卡账户，自动导入交易并对交易进行分类。银行对账有助于纠正财务记录中的错误，解决财务系统中的账目与银行对账单之间的差异，并识别出系统中未被记录的交易。这就像是给您的账户报表做一次全面的体检。
在进行银行对账时，需要特别注意那些已取消或未清算的支票，因为它们可能会影响账目的准确性，进而干扰财务结账流程。
6、货币调整
处理多币种交易是一项复杂任务，尤其当涉及不同货币间的转换时。此时，Zoho Books财务软件的货币调整功能就显得尤为有用。这一功能不仅简化了操作流程，而且确保了货币兑换的准确性和一致性。在您结算当前年度的未结交易时，通过这一功能，您可以轻松调整。
7、交易锁定
在完成所有任务并对每一份报表进行了手工日记账的交叉核对之后，下一步是将它们移交给审计进行审查。请确保提交最新的调整信息，以便进行正确的审核和整理。
在指定归档的日期之前，请记得通过Zoho Books锁定所有的交易，以防止进一步的更改。这样可以维持数据完整性，并防止意外发生或未经授权的修改，从而确保在报税或审计等关键时刻保持财务记录的准确性和可靠性。并非所有的财务软件都提供此功能，Zoho Books可以让您的会计流程更加规范、高效。
8、税务申报
在报税的季节，企业在税务申报方面常常遇到困难，比如整理交易和分配正确的税率。但是，有了符合税务规定的软件，事情就会变得简单得多。例如，Zoho Books可以自动化执行汇总交易信息和生成电子账单等任务，这不仅节省了时间，还降低了出错率，并确保了税务合规性。此外，软件提供的电子发票验证和财务报表等功能，可以进一步减轻税务申报的压力，确保所有申报准备工作井然有序。
9、预算
在商业活动中，为了提高收入或削减成本，企业常常设定目标来规划公司下一年的业绩。
您可以通过以下三种方法在Zoho Books会计软件中进行设定：
手动输入：将目标手动输入系统。
基于历史数据预测：使用去年的实际数据作为设定新目标的基础。
自动填充账户：让系统通过预定值自动填充账户来简化流程。
开启新财年时，企业可以选择重置自动生成的Invoice编号，以实现更清晰的财务管理和跟踪。
10、审查营业额并登记电子发票
集成电子发票功能，轻松开具合规的发票。这种设置标准化了您根据企业的年营业额向GST系统登记发票的方式，让您能够通过机器可读的格式提交发票。Zoho Books会计软件具有电子发票功能，您只需设置一次即可创建电子发票，然后自动生成。这可确保您的发票流程符合政府法规并得到简化。
如下图，是沙特版本的Zoho Books，您可以生成符合法规的ZATCA票据，扫描二维码可以获得相关票据信息。
11、审计追踪
在使用会计软件时，确保操作记录的准确性至关重要。Zoho Books软件中的审计追踪功能能够详细记录企业内部进行的每一项操作，涵盖操作的具体日期、时间和类型。这些日志允许企业进行全面分析，并提供了必要的监督手段和透明度，确保财务数据的完整性和可靠性。
12、财务报表
为了深入分析企业本年度的财务状况，您可以利用Zoho Books财务软件生成以下三项关键报表：
损益表：通过对比本年度与上一年度的利润和成本，衡量并评估企业的经营绩效和盈利能力。
现金流量表：记录所有的资金流入和流出，这对于制定有效的预算和现金流量预测至关重要。
资产负债表：提供公司财务状况的概览，包括上一年度的资产、负债和所有者权益。
希望这份指南能助您轻松完成财务总结工作。采用先进的财务软件来保持账目的清晰非常重要，如果您还没有体验过Zoho Books，不妨试用体验一下，这是一款专为外贸企业量身定制的财务解决方案。
