在做外贸业务的过程中，制单效率直接影响订单处理的速度。如果制单过程拖沓，就可能导致采购延迟，进而影响整个订单的交付时间。高效的制单能够让业务流程像一条顺畅的流水线，每个环节紧密衔接，确保订单及时发货、收款，减少因单据制作不及时、错填漏填而产生的等待时间，因延误而产生的额外费用和损失等。
在制单过程中，单据信息的真实性和完整性，这对于外贸公司来说至关重要。因为任何单据上的错误都可能导致海关清关受阻、货物被扣留或退货等问题，进而影响到企业的声誉和客户满意度。
因此，制单的效率和准确度是外贸业务流程中不可忽视的重要环节。企业需要通过优化制单流程、提高员工技能和使用先进的制单工具、软件等方式，不断提升制单工作的质量和效率。
那么，在外贸业务流程中，制单涉及的单据类型，主要分两类：用于报关的和用于贸易的。
报关单据：发票、装箱单、报关单、报关委托书、核销单等，这些单据是海关监管和清关所必需的。
贸易单证：合同、提单、保险单、商业发票、装箱单、产地证、质量检验证书等，这些单据用于证明交易的真实性和合规，以及货物的品质和数量等信息。
这些单据的制作，需要遵循国际贸易惯例和法规，确保信息的准确性和完整性。同时，不同国家和地区的法规和要求可能有所不同，因此制单人员需要具备一定的国际贸易知识和经验。
目前很多外贸公司，特别是成立很早的传统外贸公司，或者是刚成立的外贸公司，处理业务常用的就是office工具，如Excel、Word等，对业务数据进行人工手动处理。但随着业务数据的不断积累，订单数量的上升，在不同方面都出现的心余力不足的情况。数字化管理，显得尤为重要。
01效率方面
传统人工制单：
制作一个简单的装箱单，通过在Excel中设置表格，手动输入货物的名称、数量、规格等信息，对于因为能够熟练运用office工具的业务员老说，可以在短时间内就能完成。在制作商业发票时，需要确保货物描述、金额等信息与信用证的要求完全匹配，这就需要人工反复核对条款。如果遇到需要修改单据中的某个数据，可能会涉及到多个相关单元格或部分的修改，容易出现遗漏或错误。
外贸软件数字化制单：
前期需要将订单的基本数据录入软件数据库中，后续一系列相关单据都是通过对数据库数据调取，自动生成对应单据，如采购单、装箱单、发票等，确保这些单据之间数据来源的一致性。对于数据修改，由于数据都是通过调取实现的，一处修改，相关单据自动更新，节省了大量时间，尤其适用于业务量较大的情况。
02准确性方面
传统人工制单：
人工填写单据时，可能会出现拼写错误、数据输入错误等情况。不小心写错船名、航次或者收货人信息的情况。如果核准校对的人员也粗心大意，这些错误很难被及时发现；制作原产地证书时，不同国家和贸易协定对证书的格式、内容和印章要求各不相同，人工制单很容易因不熟悉这些要求而出现格式不符的问题。
外贸软件数字化制单：
代码规则中，对于单据有严格的格式和规则设置。通常会根据国际惯例和不同国家的要求，预设各种单据的标准格式；对用户输入的数据进行合法性和合规性检查；能够与海关、银行等相关系统进行数据交互和验证。例如，在报关单制作过程中，软件可以将报关数据与海关系统的数据要求进行比对，及时发现并纠正不符合要求的内容，提高了单据的准确性和通过率。
03数据管理和共享方面
传统人工制单：
人工手动制单，是以单个文件形式存在的，数据存储比较分散。当检索查找某一订单的相关数据，需要在不同的文件夹或文件中进行搜索。当不同部门的人员对同一个订单的单据进行修改后，可能会出现多个不同版本的文件，难以确定最终版本。
外贸软件数字化制单：
数据管理功能，让所有的单据数据都存储在软件的数据库中，通过订单号、客户名称、发票号等关键词进行检索，方便相关单据进行查询和调用。例如，企业可以在软件中轻松地找到某个客户过去一年的所有订单单据，用于统计分析或客户服务。
数据共享、角色权限，让数据更加方便和安全。销售部门可以查看和修改订单相关单据，财务部门可以查看和审核涉及财务的单据，避免了数据的混乱和泄露风险，同时也提高了部门间的协作效率。
04 成本和维护方面
传统人工制单：
Office本身是通用的办公软件，公司承担的成本，主要是人力成本，人工对单据进行制作、核对和管理。
外贸软件数字化制单：
外贸软件通常会产生一次性买断或者按年订阅的费用，维护由软件供应商负责，包括更新、升级和技术支持。根据外贸政策的变化、客户需求的改进等因素，还能够及时提供软件功能的调整。
