凡是外贸老鸟都知道，单证是外贸流程中非常重要的环节，如果你缺乏对单证的认知，会给客户强烈的不专业的感觉。我刚入外贸行业，苦战六个多月终于拿到智利客户的rechase order（订单），但是在准备外贸基本文件流程中，出现细微的差错，导致整批货的清关出现问题，给客户带来了很多麻烦。
为了帮助一些外贸新人避开坑，在这里为大家详细的介绍跟单的基本文件，希望对外贸新人朋友有帮助。
一、原产地证明文件
就我国的情况，原产地证明文件需要由国家进出口商品检验检疫局认证批准。因为我们是发展中国家，不少国家对于我们制造的东西进行减免税，那么产地证就是为证明货物“出身地”用。
二、形式发票
形式发票和普通发票的形式一样，但是本质还是有区别的，形式发票在外贸过程中通常作为一种商业报价。客户向我们下单时，我们会制作一份形式发票（英文缩写PI）回复客户，确定货物的品名，也就是客户想要产品的详细信息，生产商的品牌，产品订购的数量，交货的时间，付款的方式，包装的规格以及产品的价格。交易达成，客户就会在形式发票上签名以扫描件的形式发送邮件。
形式发票对于客户来说有以下作用：
1、客户想要拿到能够进口我国的产品的许可证，需要我们提供的形式发票作为凭证。
2、外贸操作中，客户的付款方式一般为信用证，因此通过形式发票，客户能够到当地的银行办理信用证，跨国转账付款。
注意你在制作形式发票的时候，必须添加有效日期，否则碰到信用不好的客户，可能会在几年之后拿出形式发票索要产品。
三、发票
发票和形式发票都可以作为合同，制作模式和形式发票也是一样的。但需要注意的是：发票必须要以我们进口商名义签发。如：****有限公司，*****市****区****号等公司信息。同时在发票上必须明确进口产品，因为客户收货时需要发票进行海关查验，如果你在发票上填写的产品有误的话，那么在清关的时候就会遇到问题，导致产品被退回。
四、箱单
箱单作用很大，它会跟随货物运出，海关查验货物可以通过箱单找出需要查验的货物。箱单没有固定的模式，但是必须明确列出每个包裹产品的名字。列如：
产品名称 产品数量
*****产品 ****pcs
*****产品 ****pcs
Total volume ****kg
需要注意的是，出口公司必须在箱单上签字盖章。
外贸流程产生的文件非常多，不同的国家，由于贸易政策的不同，所需的文件也会有所区别。一般单证文件都会以缩写的形式出现在客户的邮件里，这时候，可以登录语翼在线人工翻译平台，指定译员为你解答。
