询价(requestforquotation)”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于商来说比较不会有问题。但是在新产品发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。
一、询价项目的“品名”与“料号”
首先，询价项目的"品名"以及"料号"是在询价单上所应比备的最基本资料。商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的"品名"以及其所代表的"料号"，这也是双方在日后进行后续追踪时的一个快速查以及检索的依据。料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。
二、询价项目的“数量”
通常商在报价时都需要知道方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。数量资讯的通常包括有"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量"；"不同等级的需求数量"，如数量为500k，1m，3m等等；每一次下单的大约"数量"；或产品"生命周期的总需求量"。除了让商了解需求量及采购的形态外，也可同时让商分析其自身产能是否能应付方的需求。
在询价时方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以"膨胀"。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止，到头来得不偿失的还是自己。因此，对需求量的资讯应很实在的与商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。
三、询价项目的“规格书”
规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最"新版本"的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于商报价的一切资讯。工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语(bilingual)形式呈现以利沟通。若工程图面可以利用电子档案方式，则必须向商询问其接受的程度，在时应注意以国际共通的档案格式如dwg、iges、dxf、pro/e等等，以方便商转换图档。不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。
四、询价项目的“品质”要求
表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。
a.品牌(brandortradenames)：一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比较高，购数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。
b.或同级品("orequal")：其意义指的是具有能达到相同功能的产品，决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。
c.商业标准(commercialstandard)：商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、工法等等，都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准可以免除对品质上的误解。
d.材料与方法规格(materialormethod-of-manufacturespecification)：当对材料或方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。如果要求注明为din欧规时，其相对应的cns或jis规格也最好能予以注明。
e.性能或功能规格(performanceorfunctionspecification)：此类型规格较常用于采购高科技产品以及商先期参与(earlysupplierinvolvement,esi)的情况中。商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何去制方能达到要求的细节部分，则留给商来解决。
f.工程图面(engineeringdrawing)：工程图面是最能用来描述所需要产品品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差的精确性也不能忽略。
g.市场等级(marketgrade)：通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求，由于市场等级的划分界线无法很明确的被一般人所辩识，采购人员通常会被要求具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。
h.样品(sample)：这是一种懒人的作法，样品的对商了解方的需求有很大的帮助，尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上使用的比较普遍。
i.工作说明书(statementofwork,sow)：主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物、工程发包等，一份完整的工作说明书除了应该简单明了外，对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评估。工作说明书的内容必须能保障方能获得满意的服务，也同时要能保留足够的弹性，让商来发挥创造工作上的附加价值。
五、询价项目的“报价基础”要求
"报价基础"通常包括报价的"币值"与"贸易条件"，国内比较单纯，通常都以交易，贸易条件不是以"出厂价"就是以"到厂价（运费是否内含则另议）"来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。
国际贸易通常的贸易条件有ex-work（工厂交货）、fob（船上交货）、fas（船边交货）或cif（运保费在内交货）等，在不同条件下，双方所负担的责任风险是不同的。fob条件下，方的责任是直到货物装上船为止。因此，方必须负担装船的风险，但方则需负责船运、海险等费用。在cif条件下，方除了必须负担装船的风险，还要负担货物运至指定目的港口所需的运费及保险费。因此，在相同货物的交易下，以cif条件的报价自然要较以fob条件的报价高，方在询价时必须祥加注明。
六、方的“付款条件”
有关付款条件，虽然双方都有各自的公司政策，方希望付款时间愈晚愈好。相反，方当然是认为愈早愈好。方有义务让方了解其公司内部的标准付款条件（在采购模具时，通常有"阶段性付款"的方式，如订金30，第一次试模30，验40），方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需双方经协议后所订定。在情况处于方市场时，在竞争性市场中供给超过需求，货品和/或劳务可容易地被取得，商业的经济力量倾向于导致价格接近于采购的预估价值，方通常能以较优的付款条件来要求方配合，如"记帐方式（o/a）"，t/t60天甚至90天。但处于方市场，因为需求超过供给甚多，情况则恰好相反。方一般会选择较短的付款期来要求方，如选择"货到付现(cashondelivery,c.o.d.)"或"预付货款(t/tinadvance)"。
另外，对于付款条件尚需要明确注明其时间计算的"付款起算日"，在国际贸易中通常国内商一般是以出货日(shippingdate)、日(invoicedate)或装船日(onboarddate)来起算付款到期的时间。这时如果国外主的认定为抵达日(arrivaldate)甚或到厂日(receivingdate)为起算日，中间就有可能相差一个月的时间，双方均不可不慎。
七、询价项目的“交期”要求
交期的要求包括方对采购产品需要的时间，以及方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。商虽然可依方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，方应视实际需要来提出要求，而非一味的追求"及时供货(justintime,jit)。
八、询价项目的“包装”要求
包装方式在商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求，商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。此外，商在了解方的包装要求后，也可建议是否[收起]
