在做外贸的过程中，我们的专业性，对于争取一个固定的外贸客户具有积极的推动作用。无论是外国的客户，还是我们自身，肯定都会更加倾向于与专业的外贸客户进行合作。那么怎么样才能显示出我们的外贸专业性呢?其中制作PI便是一点。虽然一般外贸中我们很少接触到PI，但是如果是做eBay平台的话，经常会接触到这种事物，很多外贸客户会要求我们这边提供PI，这时候如果能高标准的做出一份PI，就会显出你在外贸领域的专业性。现如今，其实会做PI外贸人不算多，也不算少，我去外贸论坛一搜，就会发现很多多有关制作PI的求助帖子。那么，PI到底指的是什么呢?又有那些作用呢?我们又该如何制作一个专业的PI呢?今天我就来与大家分享一下这些专业知识。
首先，PI是Proforma Invoice的缩写，中文意思就是“形式发票”，但是，在实际操作中，PI可不单单指的是外贸中的形式发票，估价发票和备考货单等这些事物，也都是在制作PI过程中需要设计到的发票类型。如果一个外贸企业在外贸业务中也涉及到提供开立信用证的外贸服务的话，那么就意味着需要经常与PI打交道的。虽然，我们平时在外贸中，很少有客户会提出索要PI，或许可能因为这些外贸公司在专业度上不够或者觉得无所谓的态度，但是，对于一个有着严格外贸操作流程的企业而言，索要外贸形式发票几乎成了这些外贸人的一种习惯。如果一个外贸客户向你提出了索要PI的要求，那么首先不要慌，这个客户的优质性绝对很高，专业性上绝对很强。
那么这些客户为什么有时候会提出索要PI的要求呢?其实，这个原因很简单，就像我们平时去大超市为公司采购商品一般，采购完成后，我们肯定是会要发票的，因为这个是我们采购的证明，同时也是报账的时候查询证明，而索要PI与我们的这个类比有着异曲同工之妙。那么PI怎么制作呢?下面我就来给大家分享一下PI的制作方法。
首先是制作PI的抬头，如果在外贸交易中，是客户一方向我们下的订单，我们是需要供货方，那么在制作PI抬头的时候，其中我们公司的中文名称要放在第一行且十分醒目的位置，接下来便是我们公司的英文名，然后依次在下方写上地址、电话和传真。这是我们在制作PI中必须要填写的内容，也是必须要醒目填写的内容，因为通过这些内容，我们可以很好的了解公司的名称，同时也可以很好找到这个公司，这样可以加深客户对于我们外贸公司的印象，从而在下次贸易合作中，还会不由自主地找到我们。
在依次写好我们公司的姓名和联系方式之后，这时候再如法炮制，按照同样的顺序把客户公司名称和相应联系方式给填写好，同时合同号和合同日期也要对应写好。一般情况下，都是公司相关信息在左，然后合同号和合同日期相关信息在右，制定PI的公司相关信息位居正中间，而需要PI的外贸公司信息和合同相关信息两侧分布，这样的布局显得很规整，同时也有一种正式感。
写好这些基础信息内容之后，接下来就是写PI的正文内容，这个正文内容的拟写需要根据产品的特性来写，不同的产品特性，拟写出来的正文内容也是不尽相同，但是其中产品型号、产品必要信息描述、单价、数量和总价，这些信息内容都是必须要有的，其他的正文内容则需要根据贸易合作需要济宁酌情增减，虽然写作上没有什么强制性的要求，但是给人一目了然的感觉，这是拟写PI正文内容的最佳表达了。
最后，就是拟写PI的收尾环节，其中在拟写好PI所有的内容之后，这时候需要对其中的交付信息、付款方式以及银行等必要信息给拟写上去，完成最后的收尾工作，那么一个完整的PI就算完成了。
其实，通过以上步骤我们也可以看出来，拟写一份PI不算是一件多难的事情，一回生两回熟，只要多拟写几次PI文件，就会熟悉常规的PI拟写流程了。虽然，现在我们可能还没有接触过PI的制作，但是我给大家的建议是提前了解一下，有时间的话，还是要深入学习下并亲自操作一下，这样万一用到的话，也不会显得太过慌乱。
