一、外贸开发函回复率低的原因分析
经过笔者调查分析，外贸开发函回复率低的原因如下
(一) 外贸开发函被屏蔽为垃圾邮件，顾客根本就没浏览。
现如今， 由于网络营销成本低而有效，越来越多的商家或是个人均采用这种方式进行营销，致使邮件呈现满天飞的现象。对此， 国外诸如欧美许多邮箱都将来自亚洲或者说中国的邮件屏蔽，或者直接归类为垃圾邮件，发出去的邮件顾客还没浏览，就被计算机系统直接删除了，这导致发出去的邮件石沉大海。此外，客户打开邮箱时发现许多推销产品的邮件，如：衣服、鞋子、化妆品之类的广告邮件，而这些客户一般不会浏览，而是直接归为垃圾邮件或者计算机系统会自动帮其分类。因此，客户会把询盘邮件当作垃圾邮件直接删除
(二)外贸开发函的内容不能吸引客户眼球
外贸开发函发送出去，但是开发函的内容却不足以引起客户的兴趣。外贸开发信的内容很长，而且不达意，不新颖，难以吸引客户眼球。在内容方面处理得不够新颖：
Dear Siror Madam，
Thank you for spendingtimeto read my letter．Our company is a manufacturer of inflatable with more than ten years’ experience．And we have established a stable relationship with the well-known companies at home and abroad．Enclosing are our catalogue ofproducts and the price list．
Looking forward to your trial order．
Your s sincerely
(三) 客户询盘过后，函电回复不得体。
客户询盘，说明他对笔者所提供的产品感兴趣，否则也不会发来询盘。然而，当笔者询盘回复时，并不能很好地处理这一方面，回复过于笼统，内容上千篇一律，和别的厂商无异。回复得没有自身的闪光之处，不能吸引客户眼球，此外询盘中涉及的样品问题处理也不是很到位。一次，客户发来邮件对其公司产品保龄球鞋进行询价并要求寄样，笔者仅仅笼统地答复客户，处理得不是很到位。这样，根本就不能突出自己的优点，客户询盘后，就不可能有下文
(四)外贸函电中的间接言语行为和礼貌处理不当。
在外貌函电中，间接语言和礼貌的处理是非常重要的，一旦处理不好就可能丢失一个潜在客户，因此需要业务员格外注意。然而在很多情况下，函电所传达的信息和礼貌是不一致的， 即函电所传达的内容本质上是不礼貌的，如果外贸业务员直言不讳的表达他们自己的想法的话，就会使得对方难以接受。例如，在拒绝对方要求时，为了不使对方难堪，或者最大限度地减少有损于对方的表达，回复函电要尽可能地间接表达拒绝，使收信人在遭受拒绝的同时感到尊重，降低对收信人“面子”的威胁程度，甚至在一定程度上对收信人的“面子”有“益”。
二、针对外贸开发函回复率低的解决方案
针对上述问题，笔者从以下几个方面提出解决方案
(一)使外贸开发函能够输送到客户邮箱。
首先，如果目标客户群分布在美洲或者欧洲，那么就使用美国或是欧洲的服务器邮箱，或者也申请如@mail．com，@gmail．corn，@hotmail．com等免费邮箱。或是锁定目标地区，搜索当地流行的邮箱，然后申请使用，这样一来，就可以成功避免笔者的外贸开发信被屏蔽问题，不用担心目标客户没有浏览内容了。
其次，在搜索客户、零售商时，经常会发现他们的邮箱不止一个，那么笔者就得确定一下发送邮件至客户的哪一个邮箱，能确定客户能够浏览到，然后通过这个邮箱发送。
最后，出口商可采用电子刊物的方式，经读者的勾选许可后，发送指定的网络营销信息，而且这种方式也可以使客户成功的浏览到外贸开发信的内容，吸引客户的询盘率。这种许可营销既可取得信任感，又可建立良好的客户关系及公司内部的资料库
(二)外贸开发函内容的处理。
外贸开发函内容要重点突出，让客户明了你可以向他提供什么样的产品，你的产品有何不同，产品好在哪里等等。如何处理好外贸开发函的内容?可以从以下几个方面入手
第一，要注意称谓，而不是一味的Dear Sir or Madam如果已经得知贵方的姓名，就可以直接称呼，不要拉远距离，像是DearDavid这样称呼，这样有亲和力，不会让人觉得这是广泛的垃圾邮件
第二，注意页面简洁一点，给客户一个清新的感觉
第三，在开场白中，不要长篇累牍的介绍自己的公司，因为客户每天都收到成千上万的开发函，都是一个格式， 时间长了难免有视觉疲劳，笔者的开发函要新颖，使读者有眼前一亮的感觉，这样更容易吸引对对方的眼球。然而外贸开发是个持久的过程，让对方见到你的第一封开发信立即下订单也许有难度，但至少要让对方有兴趣与你先挂上钩，让对方允许你不断给对方提供有用的商业信息。以下的模式值得借鉴： “前后”鲜明对比式的增强案例： “Once difficult，now easy．” “以前很难，现在很容易了”例如： Having a piece ofinflatable at a slow price with good quality．一Once Dificult，Now Easy．这个简洁有力的短句告诉了读者：现如今拥有一件物美价廉充气模型已不是难事了
第四，表明你的真诚态度，如： “真诚的希望能够建立友好合作的关系。” “贵方的及时回复将会推动其顺利发展。”这样的话，显示出笔者的真诚，留给客户一个良好的印象
毕竟，开发一个新的市场不是一朝一夕就可以完成的。据调查， 该公司的业务员的外贸开发函回复率相当低，笔者就此提出问题，分析其原因，并提出自己的解决方案，以求促进该公司的国际贸易不断拓展，期望能给外贸人员提供一点参考。
