展会的服务体系不仅仅包括展会举办期间提供的服务, 同时也包括展前, 展后提供的一系列便捷性服务, 即展会举办方深圳市亚东国际商业有限公司为了使参展商和参展观众顺利参加展会, 为展会的参与者提供与参展有关的一切专业便捷性的服务。根据一般性展会的实践经验, 我们可以将展会的服务分为展前、展中、展后阶段。
第一环节展前阶段具体为
信息传送:所有的交通信息、展会活动内容、展馆位置、论坛及客户宾馆预定服务通过网站或宣传材料提前做好信息的传递工作, 达到招展和宣传的目地;
票务派发:在展会开始一段时间内, 通过尽可能多渠道开展入场券派发工作, 包括在展场门口提供现场注册分发入场券;
预订环节:由于部分展会规模庞大, 如世博会的参展观众每天超过60万人。鉴于此, 展会举办方需要一份有效的管理平台指引参展观众, 经过统计分析后, 分时分流指导参展观众参加展会。部分展会, 在入口处设置一些自动预定平台, 以方便参展观众现场临时参观展馆;
第二环节展中阶段具体为
入场安检:在进入展场前, 必要的安检措施有至关重要的作用, 但安检方式需要以高效的方式进行, 避免安检时造成拥堵及长时间等待;
展场运营设备及清洁人员保证阶段:为保证参展商能够在轻松、干净、整洁的环境中进行参展, 需要保证各运营设备有效运行, 清洁人员对各展场的清洁工作及时到位;
指示标识:由于部分大型展会有许多的展馆组成, 在会展场所达到一定的规模后, 需要在明显处提供指示路标, 以方便参展观众能够迅速找到所需参观的展馆;
食品供应:为参展企业提供订餐, 为参展观众提供餐饮服务, 同时为参展观众提供临时休息场所;
多语种语言服务:由于国际性的大型展会, 有来自世界各地的参展观众和参展商, 有一些特定的客户希望参展举办方提供指引服务, 因此, 有的展会举办方提供了多语种的翻译人员及移动的展场介绍仪器;
第三环节展后阶段具体为
参展观众退场:指导参展观众有序的离开展馆, 避免造成出入口处过度拥堵;
交通信息:为参展观众提供公共巴士的停站点信息和转乘信息, 提供车辆临时停放区。
