外贸人与客户接洽过程中，掌握住好的时间与客户交流，是把握客户的重点。如果潜在客户在与销售人员第一次接洽的时候就做出了积极的回应，这简直是天上掉馅饼。绝大多数情况你甚至得不到一个明确的“不”，而是你发出的信息完全石沉大海。因此，潜在客户永远需要销售人员的进一步跟进。
但是，销售人员在放弃一个潜在客户之前， 要和他接洽多少次呢？ 都应该在什么时候发出这些消息呢？
一个销售人员如果不能搞清楚关于接洽的“何时”、“什么”和“怎样”的话，想要成功地谈下一笔业务只能是事倍功半。
下面是总结的一些关于客户开发流程的心得，也许对你的销售团队能够有所帮助。
接 洽 次 数
首先我们需要澄清一下“接洽”这个概念。这里的“接洽”指的是一个语言消息、一封电子邮件或者一次有详细记录的电话联系或者约见面谈。通常情况一下一次社交媒体回复不算是接洽，因为这一类接洽留下的信息一般比较少。
根据统计数据来看，下一次的接洽带来的回复率和签约率往往比上一次高。但是这一回复率的增量在第五个接洽点会到达峰值，之后逐步衰减。换句话说，第七次接洽往往不会比第六次接洽的效果好太多，但是第五次接洽的效果就会比第四次好很多。所以，按照数据来看，比较合适的接洽点数量是五个。
不过，关于这个数字，也有一些需要注意的地方。
第一，对不不同产业中的不同客户肖像来说，最佳的接洽点数量是会变化的。
也许对于有些客户来说，三次或者七次接洽能够达到更好的效果，因此你必须自己收集数据，根据实际情况测试效果。
第二，为了保证接洽点数量测试的准确有效，你需要在测试期间对每一位客户都保证一定的接洽次数。
很多销售人员都根据买家情况的不同而改变接洽的次数，但是如果你没有达到预定的跟进次数就放弃的话，你怎么知道以后的跟进效果会不会更好呢？你可以在一开始依赖我们给出的宏观数据，但是属于你自己行业的最有效数据，是需要你自己去发现的。
接 洽 时 机
接洽的效果在一天、一周和一个月之内都有一定波动。
依照目前的统计数据，最理想的时机是：
-一天之中：下午三点左右（电话），整点前后（邮件）；
-一周之中：周四与周五;
-一月之中：每月28-31号；
绝大多数销售人员在每周或者每天的一开始就开始与他们的客户接洽，但是一般而言，这不是一个合适的时机。因为绝大多数人在此时都在准备安排一天或者一周的工作，然后按照相应的顺序开始着力于眼前优先级最高的工作。
因此，他们其实是没什么心思回复销售电话的。如果你相对晚一些的时候，手上最紧急的事情已经处理完了之后，或者在他们相对放松的时候打电话去，自然会收获比较好的接洽效果。
至于开发邮件，你可以在一天的任何时间写，但是发的时机则需要你的注意。
如果你希望自己的邮件刚好在对方打开邮箱时收到，或者至少出现在最近收件列表的前12封之内，经验是最好在整点的前后5分钟发。因此整点前后的5分钟往往是收件人等待开会或者刚刚开完会的时间，这一段时间的邮件点击率会明显地高于其他时刻。
当然，其他的广告邮件往往也会选择整点时刻推送，因此可以适当绕开整点时刻而选择其前后的一段时间。
另外，你该如何安排你的每一次接洽的间隔呢？许多销售人员过早地把自己的接洽次数用完了。他们第一天接洽两次，过几天再一次，过一个多星期再一次，最后月底再一次。这种安排其实是在告诉客户，你们并不是十分急切地想要和他们联系。
建议尝试一下完全相反的方法，在第一次接洽后等待较长的时间，然后每一次接洽的是上一次的一半。
比如，我们可以使用下面这样的时间表：
初次接洽：5月4号
二次接洽：5月16号(12天以后)
三次接洽：5月22号(6天以后)
四次接洽：5月25号(3天以后)
五次接洽：5月27号(2天以后）
当你接洽次数越来越频繁，能够给客户一种越来越紧迫的感觉，这样他们会回复你的意愿会更强一些。
接 洽 方 式
答案是，所有方式！
一直在普及的集客营销概念是一种全渠道整合的营销方式，因此也业务接洽也需要能同时在多渠道进行。具体多少次电话、多少封邮件、多少次面谈，就视行业以及客户的具体情况来定，但是理想情况下，最好每一种都有。
经验是，使在电话上的力度比邮件稍微重一点，一般会收获最好的效果。因此，如果接洽的次数是五次的话，那么最好三次电话联系，两封邮件这样，当然在三封邮件两次电话，或者在其中加入一次面谈也未尝不可。
总而言之，不建议的方式是采用单一的接洽渠道，或者过度依赖某一渠道。保持多渠道的平衡是比较好的策略。
如果你有足够的时间和精力，强烈建议您亲自测试一番。给每一个客户打五次电话、发五封邮件，当然你要安排好时间以及分配好每一次接洽的方式，你的接洽效果一定会变得更好。但是这么做的更重要的原因是，能够通过多次接洽，测试出在一天、一周和每个月的哪些时间中，你的接洽可以取得比较好的效果。另外还可以发现多少次接洽对于你来说是效率最高的数字。
