外贸跟单流程

这是我在一个网站看到的，觉得很有用，所以分享给大家，本来整个流程是一张图片的，不过图片太大了，不能用，如果有谁想要流程图的，留言qq或者邮箱，我直接发给你们，或者直接加我也可以。 不是我故意要你们跟帖，只是附近可以插入的图片大小是51k，我的图片是536k，而且整个流程图是条状形的，截图也没用，希望大家理解。 这个结合流程图看效果比较好，下面是一些名词解释。 1．客户询盘：一般在客户下perchase order之前，都会有相关的order inquiry给业务部，一些细节上的了解。 ．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma invoice 给客户正式报价。 3．得到订单：经过洽谈，到客户正式的订单perchase order。 4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5．业务审批：业务部到订单后，首先出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销订单，交给部门进程员跟进。 6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是l/c付款的客户，通常是在交货期前1个月确认l/c已经到，到l/c后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是t/t付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行d/a等方式汇等，需经理确认。 7． 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8．制备基本文件。工厂的装箱资料，出口合同，出口商业，装箱单等文件（应由业务跟单员，交给单证员）。 9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并出口合同，等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10． 租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是fob china条款，通常客人会指定运输公司或船公司。应尽早与货代，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，q确认工厂的交货能否早于船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ing order），通常在船一周前可拿到定仓纸。 10.2．如果是由方支付运费，应尽早向货运公司或船公司船期，运价，船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。船前两周书面定仓，程序同上。 10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11． 安排拖柜： 11.1．货物好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及电话等 11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机电话。 11.3．要求工厂在货柜离工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的人和电话等。 13． 获得运输文件： 13.1． 最迟在船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运。补料要按找l/c或客人的要求来，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应登记。 14． 准备其他文件 14.1．商业：l/c 要求的文件中，对商业要求最严格。的日期要确定在证日之后，交货期之前。中的货物描述要与l/c上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。l/c上对的条款应显示出来，要显示唛头。如果需理对方大使馆认证，一般要提前20天理。 14.2．forma原产地证书：form a 原产地证要在发货之前到检验检疫局申。需注意的是运输日期要在l/c 的交货期和船日之前，在日期之后。未能在发货之前理的，要理后发证书，需报关单，提单等文件。经香港转运的货物，form a证书通常要到香港的中国商检公司理加签，证明未在港对货物进行再。 14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补。如果原产地证书要理大使馆加签，也和一样要提前20天理。 14.4．装运通知：一般是要求在船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港人等。有时l/c要求发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内理。 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15．交单： 15.1．采用l/c汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2．采用t/t汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3．如果t/t汇的，要求全款才能柜的，要等款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17．文件存档：所有的文件、l/c和议付文件必须留存一整套以备查用。 18．单证员平时应注意集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价帮助。