海运冷冻柜冷链装箱拖车运输订舱注意事项
冷冻柜接单—订舱—拖车—报关—文件操作(包含提单、帐单确认及放货等)
冷冻运输操作流程说明以及注意事项。
一. 接受委托
1.??需要由我司业务人员一份完整的由客户填写的冻柜booking-form(需要客户签字并加盖公司公章)。
2.??为了保证有较充足时间进行操作,建议在深圳及附近珠三角地区装货的客户需最迟在结关日前4天就要订舱;如在粤西以及省外等较远地区装货的客户应最迟在结关日前6天就要订舱。(但因为冷冻柜是属于特种柜,我建议一般要在船公司截关前7-10天就要订舱)
二.具体操作注意事项
1. 柜时间:保证有足够的时间订舱/pti /预冷/到厂, 要考虑码头免堆期,还柜时间不能超过免堆期。另外如在较远地方装柜的,还需要考虑免柜租期。
a.? ???pti(冷冻柜检测):船公司pti一般需要4至8小时。
b.? ???pre-cool(预冷): 船公司一般需要8至12小时。
c.? ???免堆期:一般船公司免堆期为3天(即含结关日的前3天,但也有些船公司是以船日来推算),所以订舱前一定要和船司确认好。
d.? ???免柜租:一般船公司的免柜租期是3天。(特殊的lykes的免柜租期是2天)
2.截关时间:保证有足够的时间报关/上船/突发事件。
a.? ? 在客户产地封关,再到深圳转关的,至少需要预留一天的报关时间。
b.? ? 如客户在深圳一般贸易清关的,需要预留两至三天的报关时间
3.起运港/目的港
4.柜型柜量(20’rf & 40’rq )
5.货品名以及货物毛重:
a.??现在向船公司订舱必须详细的货品,最好中英文的品名一起,如在特殊情况下客户不了确切品名,那至少要货品的类别,如:水果,蔬菜,海产品,牛肉丸子,鱼丸,蚕蛹等。
b.??在订舱时船公司需要货物毛重,因某些港口是有限重要求,如韩国的busan要求货物毛重不能超过23吨。
6.温度及通风:
1.冻柜的可调节温度范围一般是:负21摄氏度至正18摄氏度之间
2.冻柜的可调节通风范围大约是:0 cbm/hour~~240cbm/hour。
3.为保证冻货的安全储运,为保证冻货的安全储运,订仓时需仔细确认温度、通风? ?量以及是否预冷等要求。一般情况冻货(0°c以下)不需要通风,只有冷藏保鲜货(0°c以上鲜货的水果及蔬菜)才有需要通风。
7.商检、报关要求、cwi
cwi:需要在深圳进行一般贸易清关,一般情况均要cwi;如在产地封关再到深圳转关的,则一般情况不要cwi,具体请与客户确认。
a.cwi单:此单由提柜的堆场出证,单价一般为180 rmb/柜。
b.cwi正本:此单需要将cwi单拿到商检局进行换证。有些船公司可以为客户向商检局申请直接出cwi正本,但需要在提冻柜时间前两个工作日向船公司申请此项服务。目前此项服务的船公司有:oocl、yml等。由船公司此项服务的费用约为425 rmb/柜。
三. 冷冻柜确认
1. 船东确认:船期/柜型/舱位/冻柜/cwi方式
a.无舱位或船期变动——>通知客户——>其他船东——>ok
b.无法解决——>通知业务员/客户改期或取消
2. 车队确认:拖冻柜/转关车/cwi等
a.无车可派——>与业务员/客户沟通——>备用车队——>ok
b.还是无车可派——>与业务员/客户商讨解决方案——>ok
c.无法解决——>取消
说明:在旺季时,我们一般要在柜前3天向车队预约车,尽可能避免无车可派的情
况。
3. 客户确认:将录入结果打印传真给客户确认
a. 客户确认——>ok
b. 客户修改——>录入重新打印回传客户
四. 冷冻柜订舱
1.按船东要求填写订舱单并传真给船东
1) 船期/起运港/目的港
2) 通风/温度/是否cwi
3) 是否需要预冷/提柜时间
4) 冻柜特殊要求(是否要除霜)
5) 柜型/柜量/货品
2.到s/o后审阅,
1)s/o有误——>书面要求船东更改重新放舱。
2)s/o ok——》五。
五. 冷冻柜冷链拖车运输
1.拖车委托/地址/及 s/o 传真给车队
内容:柜型柜量/装柜地点/人/到达时间/是否转关/报关地点/
2.电话确认已到传真
3.要求车队书面确认有车
4.取车队书面确认
六.冷冻柜订舱确认
书面通知客户已安排好订舱/拖车
1.订舱信息:船期/柜型/pol/pod
2.拖车信息:确认柜时间/拖车及司机资料(或者后补时间)
七.冷冻柜柜
1.柜前一天与车队确认拖车、冻柜及司机资料。
2.通知司机运输过程中需全程为冻柜制冷,如在运输过程出现车载发电机故障,不能正常为冻柜制冷时,要求车队要立即通知我们,并让车队立即采取补救措施(如抢修发电机,换车等),我们将根据当时的实际情况将信息反馈给客户。
3.书面传真拖车/冻柜/司机资料给客户。
4.电话和客户确认第二天装货计划有无变动,落实最后确认的装货时间,如有变动就立刻通知车队相应的调整。
5.随时关注装车动态:准时到达/装车进展。
6.要求车队回传费用清单。
八.冷冻柜报关
1.深圳报关
a.通知报关行装车完毕,准备报关,如当日截关则提醒报关行盯紧。
b.中午时段报关行,跟踪报关进展。
c.下午5:30左右,与报关行确认报关结果。
2.深圳转关
确认封关完毕,通知深圳报关行准备。
3.通知客户报关进展
特殊情况:如在结关日下午遇到突发事件影响(如海关查柜等情况),不能按时报关放行时,需要立刻向船公司申请延后放行条的时间,并向船公司确认船的准确时间。如船将在第二天下午或晚上船,那就很有希望向船公司申请将放行条时间延到第二天的中午或下午(因船公司一般情况下都会想法,尽量让冻柜上船)。同时将报关出现的实际情况及时反馈给客户。
九.提单、帐单确认及放货
1.在报关的过程与客户预对提单并准备船东补料。
2.通关后,要求客户最后确认提单。
3.第一时间给船东补料,安排电放(美加要提前72小时补料)。
4.要求船东出具费用清单。
5. 账单确认:
(1)如是在委托书上正常报价范围内的费用,可不用客户确认。
(2)如产生异常或特殊费用,操作需填写《特殊费用确认单》传真给客户,要求客户一定要签字确认并回传给操作,如客户没有确认回传,操作需将此情况反馈给业务员,由业务员与客户协调;如商与我司在费用上有分歧,操作需将此情况反馈给产品经理,由产品经理与商进行协调;
(3)操作需将帐单传真给客户后,打电话给客户确认到,并要求客户签字回传,如客户没有回传,操作将此情况发邮件给业务员,同时抄送给操作主管和产品经理;
(4)正常情况下操作应该在客户核对提单的同时将帐单传给客户确认,如有额外费用产生再另传额外费用帐单给客户确认。
(5)存档:要求每票帐单需打印存档,且帐单是存档文件之一。
6.在货到港前48小时将放货相关资料由放货同事传给。
7.通知财务在到港前安排付运费。
8.确认客户已付运费,出单。(票结客户一般要求在船后3天左右将付款水单传给我司)
此阶段的注意事项:
a.? ? 由于冻柜风险较大,一般建议客户出船东单,以尽量减少我司受承担的风险。
b.? ? 在走近洋航线时,建议客户采用船单电放的放货形式。因冻柜在目的港的免堆期比较短(免堆期1~3天),采取船东电放的便于货人在目的港能及顺利、快捷的理提柜手续。
c.? ? 如在(本公司)提单的情况下,近洋航线需要至少在货到港前1天将放货相关资料传给;远洋航线需要在货到港前3天相关资料传给。[收起]
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