浅谈催提货告知函那些事儿

在外贸交易中，我们这些做外贸业务员的人可能会遇到各种各样的情况，其中有一种情况最令人难受，那就是我们与客户合作好的货物已经如约抵达了目的港口，但是外贸客户不知道是什么原因，就是不愿意去提货，导致我们的货物积累拖了好长时间，令人心急。为什么说这种情况令人难受呢？主要有两点原因，其一，就是客户如果没有按照要求去提货，那么我们这边也无法收到货款，其二，因为客户迟迟没有去提货，所以导致货物在港口积压，这都是需要交纳一定的储存费用的。

那么，在外贸交易中，如果遇到这种情况怎么办呢？其中的一个必要的处理方法就是给外贸客户写一封催提货告知函。催提货告知函，顾名思义，就是催促着客户赶紧把货物给提了，然后提货付款的一种函件类型。它主要起着一下三方面作用。首先，通过催提货告知函，明确告知客户货物已经如期抵达目的港口，通知客户去如约取货。其次，以告知函的形式催客户提货，在一定程度上也对客户起到一种礼貌的催促作用。最后，催提货告知函可以促进双方正常外贸交易活动的顺利达成，即外贸客户拿到货，而出口商家拿到货款。

其实，随着国际贸易的发展，虽然现在贸易交易数量和频次得到了显著增加，但是相应的各种提货拖延症或者付款拖延症等不良贸易现象也随之而来，这种情况在国际贸易中十分常见。正式因为这种拖延情况的存在，所以才会有了催提货告知函的出现和发展。很多外贸企业在贸易交易中，当前都十分重视对催提货告知函的拟写工作。因为为了尽快推动贸易双方订单交易合作的达成，首先得确保外贸客户那边能够顺利提货，那么这边出口商这边才有可能将贸易交易活动推动到下一步，那就是与客户商讨付款事宜。

所以，如果客户迟迟没有按照约定提货，对于出口商家而言也是一个突出的问题，所以这时候为了能够提醒和催促客户一下，就会给外贸客户写一封催提货告知函。其实，在给客户写这封催提货告知函时，还是有一定的要求，首先就是对这个语言的语气要求较高，不能过于强硬，引起客户的不满，本来客户既然迟迟没有去提货，这中间就肯定有猫腻，现在如果再收到一封语气不善的催提货信函，那么这时候无疑是火上浇油，惹恼客户。所以在写催提货告知函，其中语气一定礼貌，要不卑不亢，同时在时间、数额等信息表述上要直截了当并且清晰明确。

其次，就是催提货告知函文件的内容的篇幅不宜过多，因为很多外贸客户平时工作较忙，因此时间也十分有限，所以催提货告知函的内容要简洁了当，能够让客户在短时间内阅读之后找到主要信息。

下面我就来给大家分享一下催提货告知函的具体写作注意事项。首先，是催提货告知函的标题拟写，通常情况下，多写成《催提货通知书》，当然，为了具体一些，也可以写成“商品名称+催收通知书”。标题是外贸客户第一眼就能看到的内容，所以简洁直接一些更好。如果有时候客户提货逾期时间太久了，相关事宜的处理比较紧迫，所以这时候还可以在标题前方加上“紧急”二字以示情况的紧迫感。当然，为了方便客户进行查询，在拟好常规的主标题之后，还可以在标题下方添加上货物的编号或者公司名称等重要信息，便于客户进行查询。

其次，就是在催提货告知函正文内容的书写上，要明确的写出时间、地点、原因、事情，尤其是其中涉及的货物编号、货物数量、提货时间以及货款金额等重要信息，都要明确表述出来，最后要明确一个客户提货的期限，这个再次确定的提货期限可以以建议的形式给客户提出，然后等客户进行回复之后双方在进一步交涉。

最后就是落款，落款上必须要包含公司全称、日期以及公章等三部分内容。当前贸易中，催提货告知函在提醒客户早日提货付款上发挥着重要作用，因此也是很多外贸业务员必备的重要技能之一。在入行外贸领域的工作时，不仅要学会写外贸开发信，更要学会书写催提货告知函这种基本的重要外贸文件。