如何写好发信,这是一个老生常谈的问题。相信各位童鞋有心的话信手一搜就能搜到很多文章。所谓“文无第一,武无第二”,??Marcus老师不想评论别人的理论和方法是否正确,只想与大家一起来分享一下本大师的看法。Marcus老师想从以下几个方面来进行探讨:
1)??发信的目的。我们为什么要写发信呢?Marcus老师想用大家熟悉的一首古风来类比。相信大多数童鞋都读过《关雎》。下面Marcus老师邀请童鞋们跟我一起温习一遍:
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Marcus老师觉得这首古风所表达出的思想其实跟我们外贸的有类似之处,或者说要想好外贸,也必须经历这几个过程。
下面Marcus老师来为大家解说一下
关关雎鸠,在河之洲。窈窕淑女,君子好逑。-------我们发现了一个有潜力的客户,我很想把他/她拿下。
参差荇菜,左右流之。窈窕淑女,寤寐求之。------这真是个好客户。我为了这个客户废寝忘食,千思万想,总想用什么法让知道我,了解我,下单给我。
求之不得,寤寐思服。悠哉悠哉,辗转反侧。-----要是拿不下这个客户可是非常遗憾的事情。我想啊想啊,有什么法呢?
参差荇菜,左右采之。窈窕淑女,琴瑟友之。参差荇菜,左右芼之。窈窕淑女,钟鼓乐之。----终于我想到法了,我准备写一封有针对性发信。
Ok.答案出来了,我们写发信是为了对客户友之,让客户乐之,从而使客户能记住我们,能给我们回邮件,并最终达成合作。总结一下,其实就是AIDA。
Attention--Interest--Decision--Action.
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好了,我们解决了第一个问题,现在再来看下一个问题:发信的形式。
2)??发信的形式。这个问题谈的同仁比较多,想必大多数童鞋已经乱熟于心了。Marcus老师也不关子了,直接写出来,当然可能有部分与大家了解的不同。Marcus老师认为一封好的发信在形式上必须要符合以下要求:
a.简洁(Concise)。简洁指得是写的邮件必须简短精悍,不能拖沓。基本原则是:能用图片表格就不用文字,能用数字绝不用英文,能用单词绝不用短语,能用短句,绝不用长句。
b. 明了(clear)。明了指的是发信必须主旨清晰,目的明确,不能词不达意,模棱两可。因此遣词造句时一定要用通俗易懂,不可为显示文采使用新奇怪癖的说法。
c.完整(Complete)。完整指的是发信一定要表达完整。各位童鞋想一下,如果你是客户到一封发信,一会发现缺少方式,一会发现没有包装方式,一会儿又看不到贸易条件,你还会继续跟发发信的人吗?所以一封好的发信一定要内容完整,不可丢三落四。
d.条理(Clean)。指的是发信必须有条理,表达需要一定的顺序或逻辑性,不能杂糅,更不能东一榔头西一棒子。对于表达较多时可用“首先…其次…..再次…..最后“或”1, 2,3,4“等样式,力求条理整洁。
e.正确(Correct)。指的是发信内容和文字都必须正确。不能出现拼写错误或表达错误,从而引起客户误解,不便于客户阅读,使客户最终丧失读下去的兴趣和继续交流的耐心。
f.礼貌(courtesy)。发信虽然要简洁明了,不能太多虚套客气,但毕竟也是与活生生的人交流,粗俗无礼或冷冰冰的邮件肯定会降低阅读者的阅读兴趣,进而影响到客户对写信人的判断和最终决定。
g.方便(convenient)。此处主要讲的是要方便客户阅读。所以在邮件写好后一定要仔细检查几遍,看看书写格式是否方便客户阅读。比如某些字体在客户那边可能会显示成乱码。
h.个性(customize)。这一点可以说是到前面7个基本点的基础上,使你的邮件更容易脱颖而出的添花妙笔。也即是注意客户的措辞,力求保证与客户一致。比如通常我们说Android TV Dongle,而客户写的是Android TV Stick,我们回邮件不如也写Android TV Stick.如条件准许,最好能翻成客户熟悉的语言
好了,为了便于大家记忆,Marcus老师编了一首歌:《外贸发信8项注意》(配“三大纪律八项注意”曲)
外贸童鞋个个要牢记:
好的发信有8个C。
第一文字简洁不拖沓,
言简意赅人见人欢喜。
第二表达意思要明了,
客户理解起来不费力。
第三表达一定要完整,
千万不能丢三又落四。
第四邮件注意有条理,
先说完东来再去说西。
第五遣词造句要正确,
错误百出谁人愿理你。
第六礼貌问候少不了,
一句话拉近客户距离。
第七将心比心细思量,
邮件读来容易不容易?
第八点是添花的妙笔,
个性化让客户也称奇。
8??C时刻牢记在心里,
发出邮件前检查仔细。
8点要求一样不能少,
粗制滥造直接被丢弃。
总结一句童鞋听明白:
用心服务客户才满意,
长期合作共同谋发展,
互惠双赢是最终目的。
(To be continue)
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