外贸业务员每天都要写许多发信,给新老客户。有的人可以从中获得许多客户的询盘,但也有相当一部分人的邮件,石沉大海。究其原因,不外乎发信的规范性,以及对客户习惯的探索。看看下边的这些错误,是不是你经常犯的。要赶快改掉啦!
1、邮件写得过长。
客人不是专门发邮件的工具。他每天有许多事要,面对邮箱几百封相似的邮件,而那些个又臭又长的陌生邮件,说不定还有许多个关于公司介绍的附件,哇~~~怕是他没看就直接delete了吧。换个角度想想你自己会不会看呢?况且老外往往时间观念强烈。我了解到客人一般都会预留几块固定时间来邮件,长的,陌生的,很多时候都不会看。除非你的邮件非常吸引人。
一些西欧客户,邮件的时间一般是2-3秒。大致上就是随眼一看,找到几个关键词,有意思的就看下去,不重要的,会在outlook里标注上要的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你要找的right person,你的发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
2、主题不明确。
一个主题不明确的邮件,会让客人根本没兴趣去打陌生人的邮件。试想一下三秒钟后还看不出来你是什么的,什么产品的,客户还有心思看下去么?所以邮件最好是言简意赅,直接吸引客人通过主题去点邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看客户需求和你内容的功力了。
有些人写邮件会这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”,又或者“need cooperation”,或者“guangdong *** trading company ltd”,或者“price list for lights-guangdong *** trading company ltd”等等,一看就知道是推销信。当你一个礼拜就到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天到n封推销信,当然会很讨厌,直接掉算是客气的了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打看看?就要根据之际情况来判断了。
举个例子吧,假设我是太阳能灯的公司def co. ltd,目前公司最大的客人是美国的home depot,尽管可能是通过贸易商的,不是直接合作,但是完全可以当作一个发新客人的筹码!如果我要写一封发信给美国的abc inc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国的进口商,有太阳能灯系列,希望能试着发这个客人,我一般会这样写主题,“re: abc inc/home depot vendor-solar light/def co., ltd.”
其中,abc inc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;home depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零商home depot的太阳能灯商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的def co., ltd.代表自己公司。这样一来,假设你找对了人,这个正是abc公司太阳能灯的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天到这么一个主题的邮件,哇,home depot的商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有商更好?他打邮件的概率会非常非常大!再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot,保证一下子就找到。
3、基本上都是广告信息。
我自己现在也会经常到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点,写的比较有经验有水平一些。倒是很多工厂的业务员,发信实在叫人不敢恭维啊,简直可以说是惨不忍睹,每次看到我都挺恼火的,还想直接拉黑。我经常会到类似的邮件:“我们是某某照明灯具厂,地处美丽的长江三角洲东南,交通便利,风景优美,离上海和杭州仅仅2小时车程,我们公司成立于2002年,具有丰富的太阳能灯生产和发经验,享誉全球,我们工获得iso9001:2000质量体系,严格按照5s管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。
有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的回答是,也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。可以这样写:we supply solar lights for home depot with high quality and competitive price. hope to cooperate with you!简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,特别是外国客户,往往几句话说明需求,不会过多言语。所以这些错误,我们犯不起啊[收起]