外贸采购过程中，对供应商的选择，首先收集详细的供应商资料。包括：资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关信息和报告等。其次归类获取的供应商资料。要明确这些应该归在哪种类型，给出是否值得扶持、资金是否值得肯定的内部分析。查看供应商的工厂。主要是视察实地规模是否与基础资料一致。提出样品需求。看采购商的样品尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。
检验供应商。检验部门通过技术方式对供应商进行检验分析。检验包括价格、质量以及其他是否符合要求。出具分析结果。对符合要求的供应商，下达一个评审通知书，这样就可以进入采购商的供应链。谈判阶段。进行初期的商业谈判，达成协议后，双方签定合同。试供应阶段。初步合作提供小批量的产品。对小批量产品进行复查。所有的小批量产品必须进行严格的实验检查。最后收入产品名录。如果小批量产品通过审核，那么此供应商将为加入采购商的产品目录。产品目录中的供应商，每一个都需要自己去评审。
在外贸业务过程当中，拿到客户订单之后，正常的情况，是需要有对应的人员在国内去寻找货物，就需要有采购合同的这个模块，确定好我从哪一家工厂去进行买货物，买多少，什么时间交货，以及买了货物之后的一些历史这些状态，都可以在采购合同模块进行录入。比如说外贸公司里边业务员一票到底，从接单到发货都是一个人来操作，业务人员就顺带的会做采购这个模块。如果不是业务员一票到底，有专门的业务专门的采购，中间就可能会添加一个要货单模块，这是在人员操作上可能会有的一个问题。
在系统中，采购合同上下游模块都是有关联的。比如说，我们现在做采购合同的这个模块，如果像刚才讲到业务员一票到底，这种情况就没有必要专门到采购合同里边去一个个新建、一个个调取这样去操作。在外销合同里边会有一个导出功能，按照选择的条件去生成相应的采购合同。也就是说，我们在做这个商品明细的时候，尤其针对像工艺品行业，或者是像五金小件的行业，比如说像螺丝钉，或者是像指甲刀的，包括还有一些像管件类的行业，国外的客户下订单，经常会出现产品品类会非常多，可能会有几十条，甚至上百上千条，这种订单下过来，若要一个一个的去生成采购合同，这个工作量会非常的大。在以往用Excel操作的过程当中，经常会发现有订单的产品遗漏，例如：这个货可能就要发货了，发现订单里边还有某一项产品没有下采购，这就会造成订单的延误，就会出现客户的一些投诉啊，或者索赔这样的一些情况。
采购合同直接在外销里面生成；也可以直接通过新建的方式去实现的。新建后，点击这个外销合同号，会显示出当前所有未采购产品的信息，那么这里边会有个“含调取完毕”，一旦这个信息被全部采购过，就不再显示了。对于外贸公司来讲，每一个订单分了几批来采购，那么采购剩下多少，还有哪一些需要及时去安排采购的，都可以在这个界面显示出来，预警功能会将这些信息进行提醒。调取数据完成之后，合同类型会分为：原料采购、成品采购。如果是服装行业，还会涉及加工合同。比如，采购了面辅料回来，放到加工厂进行加工，这就存在备品、备件的采购，包括样品的采购。比如，像钢铁行业或者矿石行业，产品就原料价格，尤其像这种大宗产品，价格波动会比较大，价格低的时候会进行货物的囤积，等价格高的时候再去进行销售，在采购合同的时候，可能不需要从外销去进行采购，而是直接从商品库去选择某一些产品，进行库存采购。
优化建议：贸易公司会对自己客户的名称，或者简称，或者是对客户的联系人、法人比较熟，这样就可以把比较熟的信息放在最前列。
这样的便利是：上方会有一个筛选条件，那么第一个内容框的默认筛选条件就是明细第一列内容，后面的内容框，支持的是模糊查询，那么像如果是客户是支持字母查询，例如：就是比如说他是abc公司，那我输abc就出来了；那如果是工厂类的，就中文类的是支持首字母查询的，比如说我要找一个钢铁贸易的，可以输入首字母“gt”，所有的钢铁企业都会筛选出来，可以快捷的从里边去进行搜索。
