想要将外贸业务重新做得风生水起，好的业务技能和谈判技能当然重要。但是，邮件的抒写能力也是不容小觑的。可以说在外贸这行中，不管是开发还是后续报价跟进抑或是营销，几乎每个对外流程都离不开邮件对信息的传递。 有经验的外贸从业人员和企业职员，对于外贸邮件，都是信手拈来，这是先入行人员的经验优势。但对于初入外贸行业的新人来说，如何撰写一封漂亮、内容丰富的外贸邮件，让对方有想要继续看下去的兴趣呢？ 本周“阅·话题”小邦帮邦友总结了几条在外贸邮件抒写方面的干货供你了解学习。
外贸邮件中从报价到收款的18个邮件模版，几乎都是跟外贸交易流程吻合，就差点每个邮件模版配上中文说明和备注了。 1. 向海外买家推销商品 Dear Sir: May 1, 2008 Inquiries regarding our new product, the Deer Mountain Bike, have been coming in from all parts of the world. Reports from users confirm what we knew before it was put on the market - that it is the best mountain bike available. Enclosed is our brochure. Yours faithfully 2. 提出询价
02写外贸开发信时不知道收件人的名字？可以用这9种方式来称呼对方
To whom it may concern, 这是在邮件中称呼一个陌生人的最常见方式，但它们的问题在于过于正式，使用的人也越来越少。 Dear Sir/Madam, 或 Dear Miss/Mister, 这种方式虽然不太容易出问题，但其实是不太友好的。 Dear ABC Company, 或 Dear XYZ Department, 在某些合适的场景下，这样的问候语是挺适用的。 Hello, Hello是一个简单和自然来开始邮件的方式，这也是给陌生人发邮件的一种比较安全和轻松的方式。但要注意，使用”hi”就有点太随意了，对于商务邮件来说有点太不专业。
一是你整封邮件大小太大了，超过2M更大，一般建议整个邮件大小不能超过1M。尤其是第一次给客户发邮件，绝对不能超过1M。 二是你被客户拉入黑名单了。 三是客户邮箱满了，无法收邮件， 四是这个邮箱无效了，客户离职了，不用了，废弃了。 五是客户设置了某段时间不接收邮件。
现在，我想以自己血的教训来总结一下写外贸邮件时应该注意哪些方面： 01 邮件言简意赅，注重条理性 外贸业务员在刚开始写邮件时有一个通病，那就是喜欢长篇大论。似乎是害怕客户不够了解自己公司，业务员们总是喜欢把所有的东西都写进邮件里。但其实客户最怕看的就是这种邮件。我们的外国客户每天只会拿出一部分的时间来处理邮件，这段时间本来就不长，他们又怎么会愿意去看你的长篇大论呢？在写外贸邮件时，需要一定的寒暄，但是要简短，尽快切入正题。如果是回复客户发来的邮件，只需要用“Thanks for your email.”“It’s glad to hear from you.”“Thanks for your promptreply.”等意思一下即可，之后就进入正题。邮件正文部分能用一句话说清楚的就不要写一段文字。另外，邮件正文部分要善于使用first,second或是1.2.3.4来让邮件变得条理清晰。还有就是邮件中尽量使用短句，这是因为太长的句子客户看起来会累，而且作为中国人，写英文长句子时难免将自己绕进去或者出现错误。
法门一：技术平台把关 根据 ISP 的业者的规定，并遵循他们平台的规定，制定良好的发送计划。或者借助邮件营销平台代发邮件，专业的技术服务团队为你量身定制发送方案。 1.减缓发送速度 大部分 ISP 业者对单次邮件发送量有限制，首次超发容易判定为发送大量的垃圾邮件。使用第三方邮件营销平台，一般设定节流发送，也就是采取分批发送的方式，同时也是预热发送 IP，发送量大的用户，会透过独立的 IP（Dedicated IP ）专门发送管道，暖身 IP 时间一般为2-4 周。 2.黑名单动态监控检测 ISP 业者在接收邮件之前，会自动检查发信 IP 是否有列入黑名单，可以借用平台监测 IP 动态，是否有被拉进入黑名单，及时申诉。当然，您也可以随时使用像 MX Toolbox 这样免费的工具来检测 IP 是否有被列进入黑名单。
开发信是外贸业务员常用的开发客户的手段之一，外贸开发信对外贸出口企业能否与外商建立贸易关系并拓展外贸业务具有重要意义。但是从职场实践来看，很多业务员发出的开发信往往石沉大海，收效甚微，既制约了外贸业务的拓展，也打击了外贸业务员的积极性。开发信收效甚微的一个重要原因是外贸业务员机械套用模板并群发邮件，没有抓住客户的利益诉求。要写好一封开发信，需要充分了解目标客户所在国家和地区，调查分析目标客户的文化背景，归纳总结目标客户的利益诉求，根据文化背景和利益诉求一一撰写开发信的标题、正文，并推敲恰当的语言和格式，最后选择在合适的时间发出。 一、调查目标客户的文化背景 （一）确定目标客户所在国，收集文化背景信息 目标客户或者来源于海关数据，或者来源于展会，或者来源于电商平台或者竞价广告获取的客户。不同渠道的目标客户背景信息往往不够完善。很多外贸业务员注重收集商业信息，如目标客户的规模、销售情况、所在国家的市场竞争情况、目标客户的历史贸易行为等信息，却忽视了文化背景信息的调查。为了了解其文化背景，应该从目标公司的网站信息或者目标公司的邮箱地址（4m.cn/5rBGK）判断客户属于哪个地区或者国家，通过商务部等相关网站了解目标国家的基本情况，查阅公司现有的相同地区或者国家的老客户的有关资料，借鉴同行跟相同区域客户谈判交易的经验教训，收集目标客户的文化背景信息。
首先可以利用客户是否收到快递为理由，进行询问，例如： So nice to check from the DHL/UPS ... that you have signed in the samples。这样写的好处就是利用是否收到快递这个正常而负责人的事件，告诉客户我的样品用DHL/UPS快递寄出来了，你有没有收到，当然言外之意就要告诉客户看到样品尽快确认。 一般来说国外客户都会很有礼貌的回复你收到或者没有收到。如果客户收到了，那么你就需要耐心的等待一些时间了，因为很多样品客户也需要自己测试或者拿给自己下游的厂商确认，所以没有那么快。 一般来说过了一周之后就可以发邮件跟盯客户，看看样品确认的如何，但是切忌邮件千万不能繁琐，要以简洁的语句表达出自己的想法，例如：We are sure you have received sample we sent to you on XXX，any comments on it please feel free to let us know.邮件这样写虽然简短，但是确提醒了客户尽快看看样品，同时还流露出一定的情感来感染客户。如果你邮件写的冗长而繁琐，那么客户第一眼看到真没多的文字，一定会心生厌烦之心，不会仔细去看的。
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