外贸流程的单证制作和使用的总结

1、 订单前期单证：


样品客户清关所需形式发票 (pi)


首先接到客户的询盘，报价给客户，客户还价，我们讨价，也许需要几个轮流下来最后才能达成价格共识，客户要求寄样品，需要做样品清关形式发票连同样品一起寄出。


2、 下订单时期单证：


客户的采购单、售货确认书或者合同用形式发票 (po
& sc/pi)


客户收到样品满意并下单，发给我们采购单，根据采购单以及跟客户商定的其他内容制作售货确认书或者合同用形式发票发客户回签。


3、 要求采购所需原料并向工厂下订单时期单证：


销售部订单备货资料申请表、生产通知单 (oda
& po -purchase oder)


收到客户回签的形式发票或者售货确认书后，制作销售部订单备货资料申请表给采购部，等采购部采购到备货资料，向工厂下达生产通知单。


4、 生产快完成，交货期快到时期单证：


订舱委托书、商业发票、装箱单。 (bo, ci, pl)


在交货期前10天左右联系货代确认船期、船名和海运费等信息后将这些信息跟客户确认，客户认为可以后再向货代下达订舱委托书，并制作商业发票和装箱单给货代，让其订舱。


5、 货代订舱完成后报关时期单证：


装货单、配舱回单、场站收据、场站收据大副联、出口货物报关单、出口货物报关委托书、核销单、装柜清单 (sl, dr,
ddr, ecd, ecd-la, vs, ll)


货代根据托书制作十联单连同商业发票和装箱单一起向船公司订舱，船公司接受订舱，返还十联单中的第五到第十联给货代，货代留底第八联，其余联最终全部从货代那里得到返还，它们分别是装货单、配舱回单1、配舱回单2、场站收据、场站收据大副联。由于报关等后面流程货代还要用，所以先不急于返还出口商，其中配舱回单上面有船期、船名、航次和提单号码，装货单是关单，是报关所需必备单据之一，场站收据是向船公司或期代理换取正本提单的凭证。


装柜前要制作一份装柜清单，用来在装柜过程中进行核对，以防出错。在截关前三天将核销单、出口货物报关委托书正本寄给货代，在截关前一天可以把出口货物报关单传真给货代，他们的报关员会根据你的传真件来填写正本出口货物报关单的，货代会拿这三个单据还有商业发票和装货单去进行进出口申报。


海关在海关监管区域内对出口货物进行查验，合格后放行，在装货单上加盖放行单，在核销单上面的“ 海关核放情况”栏加盖“验讫章”，签发注有核销单编号的报关单（证明联（出口收汇用）、证明联（出口退税用）、海关核销联（用于办理加工贸易核销的海关核销联）


6、 货代在截关前，早一点好跟出口商进行提单确认，直到正本提单签出时期单证：


提单 (b/l)


货代拿到船翁开出的提单确认件，在截关前，最好早一点好跟出口商进行提单确认，出口商一定要仔细，仔细核对准确后再将最终确认信息交还给货代。如果在开船以后再要修改提单，因为提单信息已经传到目的港，所以需要改单费。


一般船公司在船开出后2-4天，核对后所有集装箱是否已经装上船就可以出3本2副提单了，当然我们的一个柜或者几个柜也在这些集装箱里。


7、 传提单扫描件，向客户催余款：


正本提单扫描件 (obls)


扫描提单，为了保险起见，我们用ps把提单扫描件上面的提单号、柜号和封条号全部擦掉，再发给客户催余款，客户打余款发来水单，收到水单到银行核对信息正确后，将2本正本提单以及其它清关单证，如商业发票、装箱单还有客户国家清关所需特定单据（产地证、健康证-依据国家不同而不同）一同寄给客户，留下一个正本提单作备用。


8、 到银行结汇:


银行出具的出口收汇核销专用联 (sep)


收到客户的余款水单之后，也可以在交单之后拿着公司的电子口岸卡到银行填写结汇单就可以结汇了，前提是要保证电子口岸卡里有足够的收汇额度，这个收汇额度就是你报关时报的出口金额。结汇成功银行会出具一份出口收汇核销专用联。


9、 到外汇管理局核销：


银行出具的出口收汇核销专用联、外汇管理局出口收汇核销单、出口收汇报关单证明联、商业发票、核销报告表 (sep,
fecb-bcav, ecbcd, ci, rv)


结汇后拿到银行出具的出口收汇核销专用联，跟核销单和报关单证明联、商业发票和核销报告表一起交到外汇管理局，外汇管理局核销后在银行出具的出口收汇核销专用联和核销单退税专用联上面加盖“已核销”印章


10、到国税局退税(drawback)：报关单出口退税证明联、银行出具的出口收汇核销专用联、产品征税证明缴款书、核销单退税专用联、进货专用增值税发票抵扣联、出口销售发票核销后拿着已加盖“已核销”印章的银行出具的出口收汇核销专用联和核销单退税专用联还有报关单出口退税证明联、缴税水单、出口销售发票和进货专用增值税发票抵扣联到国税局退税。





至此整个外贸流程完结。