发信，正文部分应该大致包含4个部分：
1） 称呼
2） 主体
3） 结束
4）
签名
在谈这些之前，我想先谈谈信件字体和大小问题。因为文字颜色，文字大小适宜，跟你穿衣服合身一样，让人看着就舒服，这个表面上能打动人，让人对你产生好感，也会觉得你很认真在写这个邮件。
下面是常用的英文字体：
1）arial
（使用最多的，看着眼睛最舒服）
2）verdana
3）calibri
4）times new roman
5）tahoma
6）pmingliu台湾香港
颜色不要超过三色，一般都是黑色或者蓝色,事实上，有人研究过，蓝色最能引起西方人的注意。
对客户来说，比较有吸引力的内容，可以加粗和变色来突出。
比如有的公司可以免费样品，free
samples
就完全可以重点突出了。
对于文字大小，通常是12磅就好了，但是如果你了解过看信的人，是近视，或者年纪比较大，可以适当把字调整到13-14磅，免得对方看起来很吃力。
文字行距大概在18磅左右，不要太紧凑，也不要太松散。
字体和颜色，大小问题解决了，现在我们来看称呼。
怎么写称呼，刚入门的时候，也觉得困难，因为写发信的时候，往往都不知道对方名字，其实一般都可以这么解决：
to：purchasing
manager/product manager
或者
to： whom itmay concern
1不知道对方名字：
dear
friend,
dear,
dear manager,
dear director,
dear your
teams…...
hi,sir,
2) 知道对方名字：
dear jone，
hi,jone,
good day
jone,……
3) 学院派，古板：
dear
madam/sir这个在学校，老师一般都会教你们这样写的，事实上，这个太书面化，看起来有点别扭的。
还有跟老外说dear,这个是很自然的事情，你不要想歪了，人家dear
就跟我们握手一样，这么简单，或者说就跟我们说尊敬的一样。
通过这些比较，我们应该发现：
称呼要亲切，能拉近与读信人的距离。把握这个原则就好了。
好了，已经称呼人家了，接下来就是主体内容了。
其实外贸发信的主体内容，不需要那么复杂，要把握“四不四少”原则。即：
1）不长篇大论的介绍公司或工厂
2）不炫耀英文水平
3）不插入超连接（别问我什么是超连接哦！）或图片
4）不说毫无意义的废话
5）少说从那里得到客人方式
6）少用第一人称
7）少用书面语
8）少用中国式英语
外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”。
平时需要多琢磨客人的email，有意识去模仿他们的行文方式和遣词用句，才能慢慢练好，让别人感觉你的email和老外写的一样，就把你当作同类，觉得会有亲切感，比如我有个立陶宛的客人，写邮件头老写：
good
day to you!
那么我给他回邮件或者写邮件的时候，也就学他写：
good day to
you!
未必这样写法很好，但是他习惯这样，那为什么我就不迎合他的习惯呢？
下面是一个自称刚入职的外贸人的发信邮件一个例子，
hi
mr harold.sacks：
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blood bags, bandage series, medical exam & surgical, pvc gloves, safety
syringe,i.v. catheter etc
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yours sincerely
那如果是我的话，此发信我应该就这么写：
hi, dear mr harold.sacks,
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in china; hope to find a way to cooperate with you.
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write me back or call me pls, let’s talk more in details.
thank
you.
best regards
yours sincerely
zarah
sales
manager[收起]
